TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SUMINISTRO DE KITS DE HIGIENE – ASEO Y PROTECCIÓN FÍSICA EN EL MUNICIPIO DE ARAUCA

1. MARCO INSTITUCIONAL

El Servicio Jesuita a Refugiados – JRS es una Organización Internacional No Gubernamental de la Iglesia Católica. Fue fundada en 1980 por la Compañía de Jesús. El mandato institucional de JRS se centra en el trabajo con personas en situación de refugio y desplazamiento forzado en 57 países alrededor del mundo y su misión en la oficina JRS LAC es: “Inspirados por el generoso amor y ejemplo de Jesucristo, el Servicio Jesuita a Refugiados – JRS  es una organización internacional católica cuya misión es acompañar, servir y defender a los refugiados y otras personas desplazadas por la fuerza, para que puedan sanar de sus heridas, aprender y marcar su propio futuro”. El Servicio Jesuita a Refugiados para Latinoamérica y El Caribe – JRS LAC tiene en su trabajo acompañar a las oficinas nacionales en Venezuela, México, Ecuador y Colombia, así como una operación en terreno en la oficina Binacional Arauca/Apure.

2. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

El JRS LAC, en el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente migración transfronteriza, se ha encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento forzado interno, como de personas migrantes forzadas proveniente de Venezuela, solicitantes de reconocimiento de condición de Refugio y personas colombianas retornados. Desde el JRS se han planteado importantes retos que interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, salud y protección para la población descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función); acceso a la protección de personas sobrevivientes de violencia sexual y de género (VSG), niños/as, jóvenes y familias en riesgo, mediante la promoción de asistencia legal, acciones de sensibilización, la entrega de ayuda humanitaria de emergencia y apoyo a la integración comunitaria de personas refugiadas y migrantes.

Para esto, el JRS está interesado en brindar KITS DE ASEO E HIGIENE CON ENFOQUE DIFERENCIAL Y KITS DE PROTECCIÓN PARA CAMINANTES que permitan solventar necesidades básicas de personas migrantes provenientes de Venezuela y/o víctimas de desplazamiento forzado que se encuentran con vocación de permanencia o en tránsito como caminantes. Para el cumplimiento y obtención del objeto y resultados esperados, el JRS requiere la contratación de uno o varios proveedores, que suministre los siguientes kits en la oficina Binacional de Arauca.

3. OBJETO DEL CONTRATO

Suministrar de Kits de aseo e higiene con enfoque diferencial y protección para caminantes en el municipio de Arauca. Suministrar, sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir, con sus propios medios y de manera independiente, los kits que a continuación que corresponden a la composición de:

3.1 Kit aseo salud sexual y reproductiva

 3.2 Kit de aseo femenino con componente ecológico

 3.3 Kit de aseo bebé con componente ecológico

3.4 Kit de aseo masculino

3.5 Kit de aseo niña/o

3.6 Kit de aseo ecológico personas adultas mayores

3.7 Kit aseo ecológico mujer gestante

 3.8 Kit aseo familiar

 3.9 Kit abrigo para protección física masculina

3.10 Kit protección femenino

 3.11 Kit protección familiar sin bebé

3.12 Kit protección familiar con bebé

 Notas que aplican a todos los kits:

• Adjuntar imagen en la cotización de cada uno de los productos, especificar presentación por favor cotizar los productos solicitados en cada cuadro y tipo de kit. Incluir modelo, diseño y medidas de la tula o morral.
• Se especifica la marca en todos los kits relacionados para hacer una selección basada en calidad y precio, pues estos insumos varían según las marcas (sino cuenta con la marca, debe cotizar un equivalente); de esta manera se asegura una selección equitativa de proveedor.
• Tomar en cuenta el orden y presentación de las tablas de cada kit al realizar la cotización. Los productos deben cotizarse con precio sin IVA. Si no cuenta con productos ecológicos en los kits solicitados, por favor no cotizar en el kit productos no ecológicos.

4. ASPIRANTES

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables o no del impuesto del IVA, radicadas en el territorio nacional consideradas legalmente capaces para cumplir con el objeto del contrato.

Los proponentes deben estar debidamente autorizados por la ley y deben contar con los siguientes documentos a la hora de ser seleccionados:

• Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del proponente.
• Certificado de existencia y representación legal, no mayor a 30 días anteriores a la fecha del cierre de esta convocatoria.
• Dos referencias comerciales.
• RUT Actualizado.
• Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal.
• Referencia bancaria.
• Los proponentes deben estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano.
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de activos.
• Certificación de estar al día en pagos de seguridad social y parafiscal de sus empleados.

5. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

Las propuestas se pueden enviar en físico a la oficina del JRS LAC ubicada en la calle 24 # 16-24 del barrio Córdoba (Arauca), o igualmente se recibirán por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net

6. PROCESO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Lo realiza el JRS LAC, por medio de un comité de compras que considerará criterios de selección como:

• Calidad del servicio;
• Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado;
• Entrega completa de los documentos requeridos a los participantes;
• Capacidad de cumplimiento de los servicios cotizados.

7. NOTAS

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio.
• El contrato que se suscriba para el SUMINISTRO DE KITS DE HIGIENE – ASEO Y PROTECCIÓN FÍSICA EN EL MUNICIPIO DE ARAUCA (ARAUCA), se realizará por un monto establecido.
• El proveedor seleccionado realizará según ordenes de compras emitida por el JRS LAC la factura y armado de los kits, que de ningún modo podrá ser diferente a lo indicado.
• No es viable incluir en el valor de los kits las bolsas plásticas; este costo debe ser asumido por el proveedor, a excepción que por orientaciones del JRS LAC incluya tula, en caso de requerirse rotulo del empaque debe estar de acuerdo con las especificaciones de imagen corporativa del JRS LAC.
• Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cuales quiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.
• Los presentes Términos de Referencia e invitación a conformar proveedores de suministros de alimentos y calóricos no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas en el manual de selección de proveedores y demás consideraciones establecidas.

8. FORMA DE PAGO

La forma de pago se hará por transferencia bancaria una vez se realice el proceso de selección y se le comunique al oferente. El proveedor suministrará al JRS LAC la factura correspondiente a la compra según órdenes de compra; esto se enviará a la oficina regional en Bogotá, quien realizará el pago por transferencia electrónica a la cuenta que suministre mediante certificación bancaria.

Proceso para el pago:

1. El proveedor o contratista radicará en la oficina JRS LAC de Arauca la factura o cuenta de cobro correspondiente junto con el pedido de kits solicitados en el mes a través de la orden de compra por el JRS LAC.
2. El JRS LAC Arauca remitirá a la oficina regional en Bogotá, verificando y autorizando el pago.
3. El JRS LAC de la oficina regional realizará el pago por transferencia electrónica a la cuenta que suministre mediante certificación bancaria durante el lapso de diez días hábiles luego de ser recibida la factura.

9. FORMA DE ENTREGA

El proveedor se compromete a realizar la entrega de los kits solicitados en las órdenes de compra en las oficinas de JRS LAC Arauca o donde lo estipule el JRS LAC. Estos deben corresponder en cantidad, descripción, presentación, marca igual a lo facturado.

10. GARANTÍAS

El proveedor seleccionado se obliga a constituir, a su costa y a favor del JRS, garantía única que avalara las garantías de los productos que no cuenten con garantía por el proveedor principal siendo la vendedora la responsable de responder al JRS LAC por productos alimenticios bajo este contrato para el pago o reposición derivados de productos alimenticios en mal estado o vencidos vendidos al JRS LAC. Esta póliza deberá ser presentada al JRS LAC para su aceptación al momento que emita las facturas de compra correspondientes.

La póliza de garantía única que avalará:

1. cumplimiento del contrato, por cuantía equivalente al Treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por el término de ejecución del contrato y seis (6) meses más en todo caso, este amparo deberá mantener vigente hasta la etapa de liquidación del contrato.
2. calidad del bien, por cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por un término igual a la ejecución del contrato de seis (6) meses más.

La(s) póliza (s) y los amparos enunciados anteriormente deberán ampliarse en los eventos de prórrogas, suspensiones, modificaciones y/o adiciones a valor si a ello hubiera lugar y su aprobación será condición necesaria para que el acta del recibo de los bienes y/o servicios produzcan efectos legales y contractuales y se efectué la liquidación correspondiente.

 11. FECHA DE CIERRE DE LA CONVOCATORIA

Se invita a enviar propuesta económica al correo electrónico convocatorias.lac@jrs.net mencionando en el asunto la siguiente información: KITS DE HIGIENE – ASEO Y PROTECCIÓN FÍSICA EN EL MUNICIPIO DE ARAUCA o en físico en la oficina JRS LAC – Arauca ubicada en la calle 24 # 16-24 del barrio Córdoba (Arauca) hasta el miércoles 12 de octubre de 2022.