TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SUMINISTRO DE REFRIGERIOS Y DESAYUNOS ACTIVIDADES EN LA CIUDAD DE ARAUCA

 1.    Marco institucional

El Servicio Jesuita a Refugiados (JRS) es una Organización Internacional No Gubernamental de la Iglesia Católica. Fue fundada en 1980 por la Compañía de Jesús. El mandato institucional de JRS se centra en el trabajo con personas en situación de refugio y desplazamiento forzado en 57 países alrededor del mundo y su misión en Colombia es: “Acompañar, servir y defender a las víctimas del desplazamiento forzado y población vulnerable, en la búsqueda del ejercicio pleno de sus derechos y contribuir a la transformación de las dinámicas de la violencia, en procesos orientados hacia la justicia y la construcción del tejido social”. El Servicio Jesuita a Refugiados para Latinoamérica y el Caribe tiene en su trabajo acompañar a las oficinas nacionales en Venezuela, México, Ecuador y Colombia, así como una operación en terreno en la oficina Binacional Arauca/Apure.

2.    Justificación de la contratación

El Servicio Jesuita a Refugiados JRS, en el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente migración transfronteriza se ha encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento forzado interno, como de migrantes forzados proveniente de Venezuela, solicitantes de reconocimiento de condición de refugiados y colombianos retornados. Desde el JRS nos hemos planteado importantes retos que nos interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, salud y protección para la población descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función); acceso a la protección de personas sobrevivientes de violencia sexual y de género (VSG), niños, jóvenes y familias en riesgo, mediante la promoción de asistencia legal, acciones de sensibilización, la entrega de ayuda humanitaria de emergencia y apoyo a la integración comunitaria de refugiados y migrantes. Por lo anterior se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio, que proporcionen servicios de hospedaje transitorio y alimentación para apoyar a las personas acompañantes que necesiten de manera transitoria un lugar donde quedarse unas noches, mientras se activan otras rutas de atención en derechos que además cumplan con los parámetros establecidos tanto legales como internos del JRS LAC. Para el cumplimiento, obtención del objeto y resultados esperados, el JRS requiere la contratación de un proveedor, que suministre los servicios en mención en la ciudad de Arauca.

3.    Objeto del contrato: suministro de refrigerios y desayunos en la ciudad de Arauca – Arauca

Suministrar sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir con sus propios medios y de manera independiente el servicio de refrigerios y desayunos relacionados a continuación que corresponden a la composición de:

 Nota: Los desayunos y refrigerios deben ser entregados en un empaque biodegradable de manera individual o en un solo empaque grande biodegradable la totalidad, el cual debe estar incluido en el precio unitario. Por ejemplo: Para la entrega de refrigerios se deberán entregar en un empaque grande (caja para torta o cesta la cual será devuelta al finalizar la jornada) con servilletas (tapa de cartón) y los desayunos son tipo viajero con empaques biodegradables o recipientes que serán devueltos al finalizar la jornada.  

Anexar opción de termo de café con pocillos en pasta o aluminio. 

No se cobrará por el domicilio correspondiente a la entrega de refrigerios o desayunos ni por la recogida de los vasos y demás recipientes. Al momento de la compra el proveedor deberá entregar vasos de pasta o aluminio que luego serán entregados por los profesionales responsables de la compra de refrigerios y será responsabilidad del proveedor recogerlos, lavarlos y desinfectarlos para una próxima entrega.  

En los jugos incluir las opciones de jugo en jarra, tener en cuenta que deberán dejar servido los jugos donde se realizará la actividad.  

4.    Aspirantes

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables o no del impuesto del IVA, radicadas en el territorio nacional consideradas legalmente capaces para cumplir con el objeto del contrato. Los proponentes deben estar debidamente autorizados por la ley y deben contar con los siguientes documentos a la hora de ser seleccionados:

• Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del proponente (COTIZACIÓN FORMAL).
• Dos referencias comerciales
• Certificado de existencia y representación legal, no mayor a 30 días anteriores a la fecha del cierre de esta convocatoria.
• RUT Actualizado.
• Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal.
• Certificación bancaria no mayor a 30 días.
• Los proponentes deben estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano.
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de activos.
• Certificación de estar al día en pagos de seguridad social y parafiscal de sus empleados.

5.    Recepción de propuesta

Las propuestas se pueden enviar en físico a la oficina del JRS LAC ARAUCA, Calle 24 # 16 – 42 Barrio Córdoba o igualmente se recibirá por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net. Asunto: PROPUESTA PARA EL SUMINISTRO DE REFRIGERIOS Y DESAYUNOS ACTIVIDADES EN LA CIUDAD DE ARAUCA

6.    Proceso de selección del proveedor

Lo realiza el JRS LAC, por medio de un comité de compras, quienes considerarán criterios de selección como:

1. Calidad del servicio;
2. Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado;
3. Entrega completa de los documentos requeridos a los participantes;
4. Capacidad de cumplimiento de los servicios cotizados.

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio.
• No es viable incluir en el valor costos adicionales que las personas acompañadas soliciten.
• El proveedor seleccionado será notificado mediante correo electrónico. Se adjuntan la Orden de Compra y el contrato para su revisión y posterior firma.
• los proveedores no seleccionados se notificarán mediante correo electrónico la decisión de no aceptar su propuesta comercial.

7.    Contratación

El contrato que se suscriba para el SUMINISTRO DE REFRIGERIOS Y DESAYUNOS ACTIVIDADES EN LA CIUDAD DE ARAUCA – ARAUCA

EL CONTRATISTA reconoce la naturaleza confidencial de los móviles y antecedentes de este contrato y de la información que no sea de dominio público y que llegue a conocer durante la ejecución de las labores contratadas. Por tanto, se obliga a no divulgar ningún tipo de información inherente o derivada de este contrato, directamente o a través de sus dependientes a ningún tercero, sin permiso previo escrito por parte de EL CONTRATANTE y a tomar las mismas medidas de seguridad que normalmente ejerce respecto de su propia información y datos que sean de naturaleza confidencial. De igual forma EL CONTRATISTA reconoce que todo el material o información de naturaleza confidencial suministrado por EL CONTRATANTE que se adquiera o utilice en la ejecución de este contrato, tiene carácter devolutivo.

8.    Forma de entrega

La solicitud del servicio se realizará por parte de las áreas de Acción Humanitaria y administración del JRS LAC al proveedor por correo electrónico con el listado de las personas acompañadas para el servicio de alojamiento y alimentación, especificando los nombres y apellidos, cedula, servicio de hospedaje y alimentación que están aprobados para la prestación del servicio, luego se harán efectivos en el punto de atención al público del proveedor.

La persona acompañada por el JRS LAC entregará su documento de identidad a su llegada en la recepción del proveedor para la verificación en el listado y deberá firmarla momento de su salida el listado correspondiente de recepción del servicio.

9.    Forma de pago

La forma de pago se hará por transferencia electrónica a la cuenta que suministre el proveedor seleccionado, en dos cortes al mes (día 15 y día 30), una vez se realice el corte, el proveedor suministrará al JRS LAC la factura electrónica (representación gráfica, junto con el archivo XML) al correo facturacion.lac@jrs.net, luego la factura se enviará a la oficina regional en Bogotá, la cual realiza el pago dentro de los días 10 hábiles siguientes a su remisión.

10. Fecha de apertura y cierre de la convocatoria

Las propuestas se recibirán desde el 3 al 10 de febrero de 2023

NOTA: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cuales quiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.

Los presentes términos de referencia e invitación a conformar proveedores de no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas.