TÉRMINOS DE REFERENCIA SUMINISTRO DE EQUIPOS TÉCNOLOGICOS Y MOBILIARIO PARA OFICINA DE JRS LAC EN BOGOTÁ 

1. Contexto organizacional  

El Servicio Jesuita a Refugiados (Jesuit Refugee Service – JRS) es un ministerio de la Compañía de Jesús que actúa como organización internacional no gubernamental con la misión de acompañar, servir y defender los derechos de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas por la fuerza. Fue fundada en noviembre de 1980 y en la actualidad hace presencia en 58 países. El JRS presta servicios a nivel nacional y regional con el apoyo y la orientación de una la oficina internacional basada en Roma.  

JRS ofrece un servicio humano y espiritual en las situaciones de mayor necesidad, buscando el bienestar a largo plazo de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas sin descuidar sus necesidades inmediatas o urgentes. El JRS ofrece servicios de apoyo psicosocial y jurídico, acción humanitaria, educación, medios de vida y acompañamiento para la reconciliación a casi un millón de personas en el mundo cada año.   

El JRS cuenta con una oficina para la región América Latina y El Caribe desde 2006 (JRS LAC). Ubicada en Bogotá – Colombia, la oficina regional apoya el trabajo de las oficinas nacionales del JRS en Colombia, Venezuela, Ecuador y México, así como a la oficina del Servicio Jesuita a Migrantes – SJM en Perú, prestando servicios en las áreas de programas y proyectos, gestión del conocimiento, incidencia y comunicación, educación, fortalecimiento institucional, construcción de paz y reconciliación. Así mismo, El JRS LAC forma parte de la Red Jesuita con Migrantes, una red de la Compañía de Jesús vinculada a la Conferencia de Provinciales de América Latina – CPAL que busca colaborar a nivel continental, regional e interprovincial para apoyar a las personas migrantes en todo el continente.  

 2. Justificación de la contratación 

El JRS LAC, en el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente migración transfronteriza, se ha encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento forzado interno, como de personas migrantes forzadas proveniente de Venezuela, solicitantes de reconocimiento de condición de Refugio y personas colombianas retornados. Desde el JRS se han planteado importantes retos que interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, salud y protección para la población descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función); acceso a la protección de personas sobrevivientes de violencia sexual y de género (VSG), niños, niñas, jóvenes y familias en riesgo, mediante la promoción de asistencia legal, acciones de sensibilización, la entrega de ayuda humanitaria de emergencia y apoyo a la integración comunitaria de personas refugiadas y migrantes.   

Por lo anterior se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio, que proporcionen los productos y que además cumplan con los parámetros establecidos tanto legales como internos del JRS LAC.     

Para el cumplimiento y obtención del objeto y resultados esperados, el JRS LAC requiere la contratación de un proveedor, que suministre equipos tecnológicos y mobiliarios para la oficina del JRS LAC en Bogotá – Colombia. 

3. Objeto del contrato 

Suministrar, sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir, con sus propios medios y de manera independiente, los elementos relacionados a continuación: 

• Computador de escritorio (DeskTop) Todo En Uno (All in One) 

Cantidad: 8 equipos de computo 

Características: 

Procesador: intel core i5 10210u
Memoria ram: 12gb ddr4
Disco duro: 1 tera
Disco solido: 250 gb
Pantalla: 23.8” FHD
Cámara web y micrófono
Color: blanco o  Negro
Sistema operativo: windows 10 profesional
Unidad dvd: si
Contenido de la caja: equipo, manual, adaptador de corriente.
Combo Teclado + Mouse
Puertos:
•     2 x usb 3.0 tipo a con superspeed de 5 gbps
•     2 x usb 2.0 tipo a
•     1 x hdmi 1.4
•     1 x audio/micrófono
•     1 x lector sd
•     1 x red rj45 gigabit
•     1 x adaptador corriente 

• Portátil 

Cantidad: 8 Portátiles 

Características 

Procesador: intel core i5 10210u
Memoria ram: 16gb ddr4
Disco duro: 1 tera
Disco solido: 250 gb
Pantalla: 14” FHD
Cámara web y micrófono
Color: blanco o  Negro
Sistema operativo: windows 10 profesional
Unidad dvd: si
Contenido de la caja: equipo, manual, adaptador de corriente.
Puertos:
•     2 x usb 3.0 tipo a con superspeed de 5 gbps
•     2 x usb 2.0 tipo a
•     1 x hdmi 1.4
•     1 x audio/micrófono
•     1 x lector sd
•     1 x red rj45 gigabit
•     1 x adaptador corriente 

• Televisor 

Cantidad: 1 unidad 

Características 

Tamaño Pantalla 43 Pulgadas 

Tipo de Pantalla LED  

Resolucion Pantalla FHD 

Diseño de la pantalla Plano  

Sintonizador Digital DVB T2 

Potencia de Audio 20  Watts 

Velocidad de Respuesta del TV 60 Hz  

Sistema Operativo Android TV licencia oficial by Google 

Tecnología Para Compartir Pantalla 

Conexión Bluetooth para reproducción de sonido 

Tres entradas HDMI  

Dos entradas USB  

Salida Óptica 

Entrada Coaxial 

Control Remoto 

Manual del Usuario 

• Cámara Web 

Cantidad: 1 unidad 

Características 

Resolución máxima de video 1920 px x 1080 px 

Tipo de resolución máxima de video Full HD 

Resolución de imagen de la cámara 2 Mpx 

Interfaces USB 

Funciones Rotación horizontal de 360°, Micrófono incorporado 

• Disco de estado solido 

Cantidad: 14 unidades 

Características Discos de Estado Solido 480 GB 

• RAM 

Cantidad: 1 unidad 

Características 

8gb 

Tecnología de la memoria DDR4 

Formato SODIMM 

Velocidad 3200 MHz 

• Router WIFI inalámbrico 

Cantidad: 1 unidad 

Características 

Conexión inalámbrica. 

Banda doble. 

6 antenas externas. 

6 puertos para conectarse. 

Dimensiones: 272.5mm de ancho, 49.2mm de alto, 147.2mm de profundidad. 

• Audífono inalámbrico 

Cantidad: 10 unidades 

Características 

Batería con durabilidad de 40 h. 

Capacidad de la batería del audífono 450 mAh 

Inalámbrico conexión Bluetooth 

Unidad de diafragma 32mm. 

Respuesta en frecuencia 20 Hz – 20 kHz 

Sensibilidad 103.5 dB 

Micrófono incorporado 

Cable de carga USB-C 

Guía de inicio 

• Cable RJ45 

Cantidad: 10 metros 

Características  

Cable de red UTP 10 metros cat 6 

Incluye conectores  

Conector de salida RJ45 

Velocidad de transmisión: 10 Gbps 

Cubierta del protector de goma y protector de la pestaña 

• Silla ergonómica 

Cantidad: 21 unidades 

Características 

Cabecero: Tapizado gradual. 

Mecanismo: Basculante 1 bloqueo a 90° en el espaldar y graduación de altura del asiento. 

Apoyo Lumbar: Fijo. 

Espaldar: Tapizado en malla negro  

Asiento: Tapizado en tela negra. 

Brazos: Fijos inyectados en polipropileno. 

Base: De cinco puntas Cromada de 64 cm. 

Ruedas: En goma de 50 mm de diámetro. 

• Gaveta para escritorio 

Cantidad: 4 unidades 

Características 

Armario de madera  

3 cajones para oficina Medidas: Altura: 0.70 cm. Frente: 0.37 cm. Fondo: 0.48 cm color wengue 

Armario de almacenamiento de archivos con Cerradura 

Soporte de suelo, diseño de rueda 

Ruedas: En goma de 50 mm de diámetro. 

• Archivador 

Cantidad: 1 unidad. 

Características 

Medidas Alto 102 Ancho 47 fondo 60 

4 cajones  

Armario de almacenamiento de archivos con Cerradura 

• Descansa pies 

Cantidad: 10 unidades 

Características 

Medidas: 40cm * 30 cm 

Ajuste en ángulo 4 alturas, altura máxima 16cm y mínima 12 cm 

Material reforestado y resistente, varilla en acero que soporta el peso de los pies, 4 topes de caucho en la base que permite que el descansa pies no se deslice, cubierta con tapete para apoyar los pies. 

• Mesa reunión 

Cantidad: 1 unidad 

Características 

Mesa para conferencia  

Medidas: Altura x Ancho: 3.5 pulgadas x 38.5 pulgadas 

Capacidad para 4 sillas 

Color Wengue 

• Cajas para archivo 

Cantidad: 15 cajas Características 

Medidas 23 x 30 x 47,5 cm 

Capacidad 20 L 

Material Plástico 

Nota:  

Se especifican las características para hacer una selección basada en calidad y precio; de esta manera se asegura una selección equitativa del proveedor. El proveedor interesado debe presentar cotización describiendo producto, cantidad, valor unitario, valor total para cada ítem y total final.  Las cantidades estipuladas en estos documentos no son definitivas, podrán variar según valores cotizados. 

4. Aspirantes

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables y no responsables de IVA, radicados en el territorio nacional, que cuenten con registro único tributario, realizar aportes de seguridad social según lo establecido por la ley y demás obligaciones legales en Colombia.

El proveedor seleccionado debe contar con los siguientes documentos: 

• Certificado de existencia y representación legal (no mayor a 30 días). 
• RUT Actualizado 2023. 
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 
• Certificación bancaria. 
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de activos. 
• Planilla de seguridad social pagada. 
• Dos referencias comerciales. 
• Estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano. 

Tener en cuenta:  

• No se deberán cotizar insumos de baja calidad; los mismos deben contar con garantía que pueda ser aplicable por el JRS LAC. Para lo anterior, el JRS LAC verificará el estado de estos en el momento de la entrega y acudirá a la garantía en los casos que aplique. Por ende, el proveedor deberá brindar y asumir, frente al JRS LAC y terceros, las garantías sobre los productos en los términos de la Ley 1480 de 2011. 
• En el caso de que JRS LAC cuente con recursos de donantes exentos de algún impuesto, le entregará al proveedor seleccionado el documento de certificación   de exención debidamente autorizado por la autoridad competente para que éste pueda justificar tributariamente dicha exención. 

5. Proceso de selección del proveedor

Es realizado por el JRS LAC, por medio de un comité de compras, quienes considerarán criterios de selección como: 

• Calidad del servicio 
• Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado 
• Entrega completa de los documentos requeridos a los participantes 
• Capacidad de cumplimiento de los servicios cotizados.  

 Tener en cuenta: 

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio. 
• El proveedor seleccionado será notificado mediante correo electrónico. Se adjuntan la Orden de Compra y el contrato para su revisión y posterior firma.  
• Mediante correo electrónico se notificará a los proveedores no seleccionados la decisión de no aceptar su propuesta comercial. 

6. Garantías

El proveedor se obliga a obtener, bajo su propio costo, póliza de garantía única a favor del JRS LAC, garantía única que avalará que los productos y servicios tengan la calidad requerida. Esta póliza aplica independiente al valor del contrato. 

7. Contratación

El contrato que se suscriba para el SUMINISTRO DE EQUIPOS TÉCNOLOGICOS Y MOBILIARIO PARA OFICINA DE JRS LAC EN BOGOTÁ 

EL CONTRATISTA reconoce la naturaleza confidencial de los móviles y antecedentes de este contrato y de la información que no sea de dominio público y que llegue a conocer durante la ejecución del contrato. Por tanto, se obliga a no divulgar ningún tipo de información inherente o derivada de este contrato, directamente o a través de sus dependientes a ningún tercero, sin permiso previo escrito por parte de EL CONTRATANTE y a tomar las mismas medidas de seguridad que normalmente ejerce respecto de su propia información y datos que sean de naturaleza confidencial. De igual forma EL CONTRATISTA reconoce que todo el material o información de naturaleza confidencial suministrado por EL CONTRATANTE que se adquiera o utilice en la ejecución de este contrato, tiene carácter devolutivo. 

8. Forma de entrega

Los equipos y muebles serán entregados en la Carrera 25 # 39-79, barrio la soledad. Ubicación de la oficina del JRS LAC. 

9. Forma de pago

El proveedor suministrará al JRS LAC la factura electrónica (representación gráfica, junto con el archivo XML al correo facturcion.lac@jrs.net, el pago se hará por transferencia electrónica a la cuenta que suministre el proveedor dentro de los días 10 hábiles siguientes a su remisión. En caso de manejar el modo de anticipo deberá quedar legalizado en el mismo mes de la solicitud. 

10. Recepción de propuestas

Las propuestas se pueden enviar en físico a la oficina del JRS LAC ubicada en la Cra. 25 No. 39 – 79 del barrio La Soledad – Bogotá D.C.  o igualmente se recibirá por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net (indicando en el asunto: Propuesta para el suministro de equipos tecnológicos y mobiliario para oficina de JRS LAC en Bogotá) hasta el viernes 14 de abril de 2023 a las 23:59 hora Colombia. 

Nota: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cuales quiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado. 

Los presentes términos de referencia e invitación a conformar proveedores no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas en el manual de selección de proveedores y demás consideraciones establecidas.