TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SUMINISTRO DE SERVICIOS ALOJAMIENTO, ALIMENTACION Y ALQUILER DE ESPACIOS PARA EL INTERCAMBIO DE EXPERIENCIAS CON JRS COLOMBIA DEL 19 DE JUNIO AL 24 DE JUNIO

1. Marco institucional 

El Servicio Jesuita a Refugiados (Jesuit Refugee Service – JRS) es un ministerio de la Compañía de Jesús que actúa como organización internacional no gubernamental con la misión de acompañar, servir y defender los derechos de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas por la fuerza. Fue fundada en noviembre de 1980 y en la actualidad hace presencia en 58 países. El JRS presta servicios a nivel nacional y regional con el apoyo y la orientación de una la oficina internacional basada en Roma.  

JRS ofrece un servicio humano y espiritual en las situaciones de mayor necesidad, buscando el bienestar a largo plazo de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas sin descuidar sus necesidades inmediatas o urgentes. El JRS ofrece servicios de apoyo psicosocial y jurídico, acción humanitaria, educación, medios de vida y acompañamiento para la reconciliación a casi un millón de personas en el mundo cada año.   

El JRS cuenta con una oficina para la región América Latina y El Caribe desde 2006 (JRS LAC). Ubicada en Bogotá – Colombia, la oficina regional apoya el trabajo de las oficinas nacionales del JRS en Colombia, Venezuela, Ecuador y México, así como a la oficina del Servicio Jesuita a Migrantes – SJM en Perú, prestando servicios en las áreas de programas y proyectos, gestión del conocimiento, incidencia y comunicación, educación, fortalecimiento institucional, construcción de paz y reconciliación. Así mismo, El JRS LAC forma parte de la Red Jesuita con Migrantes, una red de la Compañía de Jesús vinculada a la Conferencia de Provinciales de América Latina – CPAL que busca colaborar a nivel continental, regional e interprovincial para apoyar a las personas migrantes en todo el continente.  

2. Justificación de la contratación

El Servicio Jesuita a Refugiados JRS, en el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente dinámica de flujos migratorios mixtos se ha encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento forzado interno, como de migrantes forzados proveniente de Venezuela, solicitantes de reconocimiento de condición de refugiados y colombianos retornados. Desde el JRS nos hemos planteado importantes retos que nos interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, salud y protección para la población descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función); acceso a la protección de personas sobrevivientes de violencia sexual y de género (VSG), niños, jóvenes y familias en riesgo, mediante la promoción de asistencia legal, acciones de sensibilización, la entrega de ayuda humanitaria de emergencia y apoyo a la integración comunitaria de refugiados y migrantes.  

Por lo anterior, se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio, para el hospedaje, alimentación y espacios para el intercambio de experiencias en medios de vida, Reconciliación y la innovación en la respuesta objeto de su apuesta misional en colaboración entre el JRS LAC con el JRS Colombia, JRS Ecuador, JRS Venezuela, JRS México y SJM Encuentros. Para el cumplimiento, obtención del objeto y resultados esperados, el JRS requiere la contratación de un proveedor, que suministre los servicios en mención en la ciudad de Bogotá. 

3. Objeto del contrato: SUMINISTRO DE ALOJAMIENTO, ALIMENTCION Y ALQUILER DE ESPACIOS EN LA CIUDAD DE BOGOTA 

Suministrar sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir con sus propios medios y de manera independiente el servicio de alojamiento, alimentación y alquiler de espacios en la ciudad de Bogotá. 

3.1 Servicio de alojamiento, alimentación y alquiler de espacios

Nota: Por los servicios contratados se realiza retención de la fuente e ica. Adicionalmente, podría solicitarse la facturación por los servicios contratados con IVA o Sin IVA, según rubros presupuestales asignados por el JRS LAC. 

3.2 Fecha de desarrollo del objeto del contrato

La actividad que motiva el presente contrato se desarrollará en la ciudad de Bogotá entre el día 19 de junio de 2023 y el 24 de junio de 2023. En ese sentido, se solicita al proveedor contemplar la posibilidad del realizar Chek-in o registro en diferentes momentos a lo largo del día 19 de junio, según la logística de cada uno de los asistentes, así como eventualmente el Late Check-out según las necesidades logísticas de los asistentes. 

4. Aspirantes

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables y no responsables de IVA, radicados en el territorio nacional, que cuenten con registro único tributario, realizar aportes de seguridad social según lo establecido por la ley y demás obligaciones legales en Colombia,  

El proveedor seleccionado debe contar con los siguientes documentos:  

• Certificado de existencia y representación legal (no mayor a 30 días)  
• RUT Actualizado 2023  
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal  
• Certificación bancaria  
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de activos  
• Planilla de seguridad social pagada
• Dos referencias comerciales  
• Estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano 

 5. Recepción de propuestas

Las propuestas se pueden enviar por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net. Asunto: SUMINISTRO DE ALOJAMIENTO, ALIMENTACION Y ALQUILER DE ESPACIOS EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ 

6. Proceso de selección del proveedor

Lo realiza el JRS LAC, por medio de un comité de compras, quienes considerarán criterios de selección como:  

1. Calidad del servicio
2. Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado
3. Entrega completa de los documentos requeridos a los participantes
4. Capacidad de cumplimiento de los servicios cotizados 

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio.    
• El proveedor seleccionado será notificado mediante correo electrónico. Se adjuntan la Orden de servicio y el contrato para su revisión y posterior firma.  
• Los proveedores no seleccionados serán notificados mediante correo electrónico   la decisión de no aceptar su propuesta comercial. 

 7. Contratación

El contrato que se suscriba para el SUMINISTRO DE SERVICIO ALOJAMIENTO, ALIMENTACION Y ALQUILER DE ESPACIOS EN LA CIUDAD DE QUITO 

EL CONTRATISTA reconoce la naturaleza confidencial de los móviles y antecedentes de este contrato y de la información que no sea de dominio público y que llegue a conocer durante la ejecución de las labores contratadas. Por tanto, se obliga a no divulgar ningún tipo de información inherente o derivada de este contrato, directamente o a través de sus dependientes a ningún tercero, sin permiso previo escrito por parte de EL CONTRATANTE y a tomar las mismas medidas de seguridad que normalmente ejerce respecto de su propia información y datos que sean de naturaleza confidencial. De igual forma EL CONTRATISTA reconoce que todo el material o información de naturaleza confidencial suministrado por EL CONTRATANTE que se adquiera o utilice en la ejecución de este contrato, tiene carácter devolutivo. 

8. Forma de entrega

La solicitud del servicio se realizará por parte del JRS al proveedor por correo electrónico con la orden de servicio, contrato y el listado de las personas para el servicio de alojamiento, alimentación y alquiler de espacios, que están aprobados para la prestación del servicio. 

9. Forma de pago  

La forma de pago se hará mediante transferencia electrónica a la cuenta que suministre el proveedor seleccionado, quien suministrará al JRS LAC la factura electrónica al correo facturacion.lac@jrs.net. 

10. Fecha de apertura y cierre de la convocatoria

Las propuestas se recibirán  hasta el domingo 04 de junio de 2023, 23:59 hora Colombia

NOTA: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cuales quiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.  

Los presentes términos de referencia e invitación a conformar proveedores de no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas.