Términos de Referencia para Contratación de Asistente administrativo/a

El servicio Jesuita a Refugiados JRS es un apostolado global de La Compañía de Jesús, presente en 58 países, organizado en 8 regiones. El Servicio Jesuita a Refugiados para América Latina y el Caribe (JRS/LAC) es una Organización católica internacional de carácter no gubernamental, cuya misión es acompañar, servir y defender la causa de las personas desplazadas por la fuerza, para que puedan sanar, desarrollar sus capacidades, y determinar su propio futuro en la sociedad. Es parte del JRS -apostolado global de la Compañía de Jesús-, es miembro de la Red Jesuita con Migrantes de América Latina y el Caribe (RJM LAC).

1. Función/Rol

Asegurar el funcionamiento fluido y eficiente de las actividades administrativas y logísticas de la organización, garantizando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y contribuyendo al logro de los objetivos organizacionales.

Para ello, reportará al Coordinador Administrativo Financiero del JRS LAC (como Jefe administrativo) y a Asesores de Cáritas Alemana en Colombia (como Jefes técnicos).

2. Perfil Profesional y conocimientos requeridos

• Educación: Técnico o tecnólogo en áreas administrativas y afines.
• Formación: Administración de empresas, Negocios internacionales.
• Experiencia: 2 años de experiencia en trabajos administrativos, en temas de manejo de gastos, organización y gestión operativa de una oficina, procesos de compras y contrataciones con proveedores y gestión documental. Se valora positivamente experiencia de trabajo con organizaciones de cooperación internacional en Colombia y/o con Caritas o Servicio Jesuita a Refugiados.
• Conocimientos en la planificación técnica y financiera Capacidad de formular y administrar presupuestos, caja menor y elaborar legalizaciones.
• Capacidad de organizar e implementar asuntos de logística como la organización de encuentros, reuniones y visitas, etc.
• Capacidad para la elaboración de cotizaciones, cuadros comparativos y gestión de proveedores.
• Iniciativa propia y alto nivel de responsabilidad.
• Capacidad de trabajar tanto de forma independiente como en equipo.
• Integridad y discreción en el manejo de información sensible.
• Sensibilidad para el trabajo (indirecto y directo) con comunidades afectadas por el conflicto / la violencia armada.
• Disponibilidad para viajar (viajes no muy frecuentes).
• Capacidad de coordinación y trabajo articulado en contextos multiculturales, interdisciplinarios, con diversos actores, sectores y personas.
• Capacidad para trabajar en entornos cambiantes.
• Capacidad para resolver problemas y responder a situaciones de emergencia.
• Capacidad para innovar en un entorno cambiante y promover la creatividad dentro de la organización.
• Puntualidad en el cumplimiento de los planes y plazos estipulados por el empleador para el cumplimiento de las tareas a su cargo, así como en las condiciones y criterios para la entrega de resultados por las actividades encomendadas.
• Aptitud y actitud crítica, conciliadora, proactiva y propositiva.
• Protección, reserva y confidencialidad efectiva de archivos, programas y demás información obtenida y producida en virtud de la ejecución de su contrato
• Observancia estricta de los procedimientos y criterios técnicos convenidos con los donantes de financiamiento.

3. Principales Responsabilidades

• Apoyo y enlace para el relacionamiento entre la oficina de DCV en Colombia y el personal de la sede de DCV por una parte, y el equipo de la oficina de JRS LAC por otra parte.
• Elaboración de cartas, actas y documentos institucionales.
• Apoyo en la preparación de planes de trabajo y administración de la agenda de los Asesores de DCV.
• Alimentación y seguimiento de Base de Datos de Proyectos de DCV, de contactos de organizaciones.
• Apoyo en la planeación de visitas desde la sede del DCV a Alemania y apoyo logístico.
• Apoyo en la preparación e implementación de reuniones, talleres, viajes y otros eventos (incl. elaboración de actas).
• Manejo de la relación con la empresa de seguridad y otros prestadores de servicio de la oficina de DCV.
• Apoyo en la compra de elementos de oficina y de aseo para la oficina de DCV.
• Pago de servicios públicos y empresa de vigilancia.
• Seguimiento de acuerdos y compromisos derivados de reuniones institucionales DCV.
• Seguimiento y programación de visitas de personal de limpieza a la oficina DCV.
• Verificar y supervisar que los procesos de selección para celebrar contratos de prestación servicios cumplan con las condiciones establecidas en los procesos institucionales y que estén acordes a las normas administrativas de las agencias de cooperación.
• Tramitar la adquisición y administración de bienes y equipos de la oficina de DCV.
• Mantener los inventarios con los estándares requeridos para el adecuado funcionamiento y reporte.
• Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación en físico y en Sharepoint, estableciendo estrategias técnicas y de gestión que permitan la conservación de la información, garantizando la inmediatez de consulta y acceso a la información.
• Realizar las legalizaciones de los gastos de la Oficina DCV para con el JRS LAC y llevar las cuentas de ingresos y egresos del convenio inter-institucional, en la parte administrativa
• Preparar las legalizaciones mensuales de los asesores de acuerdo con los procedimientos de DCV y realizar el envío de correspondencia nacional e internacional.
• Apoyar el levantamiento de información financiera y contractual para garantizar desde los diferentes proyectos la financiación del equipo en sus diferentes roles.
• Acompañar al equipo de los asesores de DCV en las inquietudes que se lleguen a generar en cuanto a normas y procedimientos.
• Animar y contribuir al cumplimiento de los procesos internos, alertando cambios y actualizaciones, recomendando consultar y guiarse con la información del sistema de gestión.
• Implementar acciones de mejora que se determinen de acuerdo con su rol y cargo.
• Redacción de cartas, comunicaciones, actas, etc.
• Organizar la correspondencia recibida y enviada y el archivo de documentos físicos y en la nube.
• Asegurar la accesibilidad y el mantenimiento de los archivos compartidos y colaborativos.
• Organización logística para eventos donde participa personal de DCV: Ubicación de lugares, disposición de equipos, materiales, alimentación, hospedaje y traslados de participantes a actividades en el nivel local y/o nacional, cuando se requiera.
• Apoyar en la organización logística del personal de la sede DCV que visita Colombia.
• Apoyar en la estandarización de procesos administrativos en los diferentes proyectos DCV.
• Según el caso, asegurar el seguimiento a Protocolos de Seguridad durante viajes de terreno de asesores y servir de enlace en caso de incidentes.
• Según el caso, apoyar al equipo financiero de DCV en la revisión de soportes y documentación en la nube de los informes presentados por los socios implementadores de los proyectos DCV.
• Participar en las reuniones institucionales convocadas por el JRS LAC.
• Participar en los encuentros de las comunidades de aprendizaje a la que pertenece.
• Demás actividades acordes al cargo, acordadas con los Coordinadores de DCV.
• Cumplir en todo momento con las políticas, normas y procedimientos definidos por JRS LAC y DCV para el cumplimiento de sus objetivos y objeto misional.
• Apoyar la elaboración y el seguimiento al plan mensual de trabajo

4. Postulaciones

Las personas interesadas, enviar al correo lac.hr@jrs.net (indicando en el asunto: “Asistente administrativo/a DCV” hasta el viernes 13 de junio de 2025 a las 23:59, hora Colombia):

• Hoja de vida (concreta y específica a estos Términos de Referencia).

IMPORTANTE:

PERSONAS QUE NO CUMPLAN CON EL PERFIL SOLICITADO, FAVOR ABSTENERSE DE POSTULARSE.

Las personas seleccionadas serán citadas para prueba de calificación y entrevista.