TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SUMINISTRO DE BONOS DE ALIMENTACIÓN – KIT ASEO FAMILIAR EN LA CIUDAD DE ARAUCA

 1. MARCO INSTITUCIONAL

El Servicio Jesuita a Refugiados – JRS es una Organización Internacional No Gubernamental de la Iglesia Católica. Fue fundada en 1980 por la Compañía de Jesús. El mandato institucional de JRS se centra en el trabajo con personas en situación de refugio y desplazamiento forzado en 57 países alrededor del mundo y su misión en la oficina JRS LAC es: “Inspirados por el generoso amor y ejemplo de Jesucristo, el Servicio Jesuita a Refugiados – JRS  es una organización internacional católica cuya misión es acompañar, servir y defender a los refugiados y otras personas desplazadas por la fuerza, para que puedan sanar de sus heridas, aprender y marcar su propio futuro”. El Servicio Jesuita a Refugiados para Latinoamérica y El Caribe – JRS LAC tiene en su trabajo acompañar a las oficinas nacionales en Venezuela, México, Ecuador y Colombia, así como una operación en terreno en la oficina Binacional Arauca-Apure.

2. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

De acuerdo a la misión de acompañar, servir y defender a las personas en situación de vulnerabilidad, en riesgo o que son amenazadas por el conflicto armado interno y la migración transfronteriza forzada, sumado a las dificultades de acceso a derechos, desde el JRS LAC se plantean importantes retos que interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, aseo, salud y protección para la población anteriormente descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función). En consecuencia, y entendiendo la seguridad alimentaria y la higiene como dos de los sectores acompañados desde el área de Acción Humanitaria, la Oficina Binacional Arauca-Apure del JRS LAC ha venido desarrollando una estrategia de acompañamiento a poblaciones focales que se encuentran en estado de vulneración y requieren de estas ayudas para subsanar de forma inmediata su situación.

Por lo anterior, se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio que proporcionen los insumos que se indican en estos TdR y que además cumplan con los parámetros establecidos tanto legales como internos del JRS LAC. Para el cumplimiento, obtención del objeto y resultados esperados, el JRS LAC requiere la contratación de proveedores que suministren los alimentos básicos de la canasta familiar y kit aseo familiar en la ciudad de Arauca.

3. OBJETO DEL CONTRATO

Suministrar, sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir, con sus propios medios y de manera independiente Bonos de alimentación – Kit de aseo familiar en la ciudad de Arauca. Dichos Bonos y Kit se componen de los elementos relacionados a continuación:

3.1 BONO DE ALIMENTACIÓN

3.2 KIT ASEO FAMILIAR

Notas:

• Se especifica la marca en todos los kits relacionados para hacer una selección basada en calidad y precio, pues estos insumos varían según las marcas (si no se cuenta con la marca, cotizar un equivalente). De esta manera se asegura una selección equitativa de proveedor.
• Tomar en cuenta el orden y presentación de las tablas de cada bono o kit al realizar la cotización. Los productos deben cotizarse con precio que incluya IVA.

4. ASPIRANTES

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables o no del impuesto del IVA, radicadas en el territorio nacional consideradas legalmente capaces para cumplir con el objeto del contrato.

Los proponentes deben estar debidamente autorizados por la ley y deben contar con los siguientes documentos/requisitos a la hora de ser seleccionados:

• Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del proponente. (especificar tiempo de validez de la propuesta).
• Certificado de existencia y representación legal, no mayor a 30 días anteriores a la fecha del cierre de esta convocatoria.
• Dos referencias comerciales.
• RUT Actualizado.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
• Referencia bancaria.
• Cumplir plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) y con lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano.
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de activos.
• Certificación de estar al día en pagos de seguridad social y parafiscal de sus empleados.

5. PROCESO DE SELECCIÓN

Lo realiza el JRS LAC por medio de un comité conformado por la coordinación binacional, la técnica administrativa y técnica jurídica, quienes considerarán criterios de selección como: 1. Calidad del servicio; 2. Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado; 3. Entrega completa de los documentos requeridos; 4. Capacidad de cumplimiento de los servicios cotizados.

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio.
• El contrato que se suscriba para el suministro de Bonos de alimentación – kit aseo familiar en la ciudad de Arauca será cerrado (septiembre a diciembre 2022).
• El/la proveedor/ha seleccionado/a realizará la factura y entrega de los bonos o kits según órdenes de compra mensuales emitidas por el JRS LAC.
• No es viable incluir en el valor de los bonos o kits las bolsas plásticas, costales, cajas; este costo debe ser asumido por el proveedor, garantizando un empaque secundario apto para el contacto con alimentos, resistente a su peso y con cierre que impida la salida o pérdida de los alimentos o productos (a excepción de que, por orientaciones del JRS LAC incluya tula, en caso de requerirse rótulo del empaque debe estar de acuerdo a las especificaciones de imagen corporativa del JRS LAC -este requiere revisión y aprobación previa, y no podrá ser modificado-, indicando el contenido los kits).

 6. PÓLIZAS – GARANTÍAS

El/la Proveedor/a se obliga a constituir su costa, y a favor del JRS, póliza de garantía única que avalará:

• Cumplimiento del contrato por cuantía equivalente al Treinta por ciento (30%) del valor del Contrato, por el término de ejecución del Contrato y seis (06) meses más; este amparo deberá mantener vigente hasta la etapa de liquidación del contrato.
• Calidad de los bienes por cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del Contrato, por un término igual a la ejecución del Contrato y seis (06) meses más.

La(s) póliza(s) y los amparos enunciados anteriormente deberán ampliarse en los eventos de prórrogas, suspensiones, modificaciones y/o adiciones a valor si a ello hubiera lugar y su aprobación será condición necesaria para que el acta del recibo de los bienes y/o servicios produzcan efectos legales y contractuales, y se efectúe la liquidación correspondiente.

 7. FORMA DE ENTREGA

El/la proveedor/a se compromete a realizar la entrega de los Bonos – Kits solicitados en las órdenes de compra en las oficinas de JRS LAC en Arauca o donde lo estipule el JRS LAC. Es necesario que dichos Bonos -Kits estén armados al momento de su entrega y correspondan en cantidad, descripción, presentación y marca igual a lo solicitado en las órdenes de compra y facturación.

 8. FORMA DE PAGO

Una vez se realice el proceso de selección y se le comunique al oferente, el/la proveedor/a suministrará cada mes al JRS LAC las facturas por el total de productos contratados y entregados, después de entregar los bonos de alimentación y kits de aseo familiar. Cada factura se enviará a la Oficina Regional (ubicada en la Carrera 25 #39-79, barrio La Soledad, Bogotá) y/o al correo electrónico facturacion.lac@jrs.net, quien realizará el pago a la cuenta bancaria que certifique el/la proveedor/a en un lapso de 10 días hábiles.

En caso de manejar el modo de anticipo, se realizará previa planeación de la Oficina Binacional y deberá quedar legalizado en el mismo mes en el cual se realice la solicitud. Todos los costos directos e indirectos en que incurra el/la proveedor/a para la logística que requiere llevar a cabo la entrega de los productos, del personal necesario para su desarrollo, e impuestos que se generen a raíz del intercambio comercial, estarán a cargo del/la proveedor/a.

El/la proveedor/a se compromete a mantener los precios del mercado en el marco del Contrato que se realice, inclusive si se presentan factores externos excepcionales que puedan influir en el cambio de precios, tales como: ambientales (lluvias o sequias) y/o de contexto (paros armados o de transportes); de igual manera, se estipula que estos no podrán exceder el valor de mercado.

9. NOTAS

• Al presentar su oferta, el/la proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al Contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cualesquiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos Términos de Referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.
• Los presentes Términos de Referencia e invitación a conformar proveedores de suministros de Bonos de alimentación y kits aseo familiar no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual este proceso estará sujeto a la revisión de las condiciones definidas en el manual de selección de proveedores y demás consideraciones establecidas.

10. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

Las propuestas se pueden enviar en físico a la Oficina Binacional del JRS LAC ubicada en la calle 24 # 16-42, barrio Córdoba (Arauca – Arauca), o por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico convocatorias.lac@jrs.net Favor escribir en asunto del correo: BONO DE ALIMENTACIÓN – KIT DE ASEO FAMILIAR ARAUCA.

FECHA DE APERTURA Y CIERRE DE LA CONVOCATORIA:

Las propuestas se recibirán desde el 30 de agosto al viernes 02 de septiembre de 2022, a las 23:59 (hora Colombia).