TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACIÓN DE UN/A CONSULTORÍA DE DESARROLLO DE SOFTWARE “RUTA REGIONAL” 

1. Contexto organizacional 

El Servicio Jesuita a Refugiados (Jesuit Refugee Service – JRS) es un ministerio de la Compañía de Jesús que actúa como organización internacional no gubernamental con la misión de acompañar, servir y defender los derechos de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas por la fuerza. Fue fundada en noviembre de 1980 y en la actualidad hace presencia en 58 países. El JRS presta servicios a nivel nacional y regional con el apoyo y la orientación de una la oficina internacional basada en Roma. 

JRS ofrece un servicio humano y espiritual en las situaciones de mayor necesidad, buscando el bienestar a largo plazo de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas sin descuidar sus necesidades inmediatas o urgentes. El JRS ofrece servicios de apoyo psicosocial y jurídico, acción humanitaria, educación, medios de vida y acompañamiento para la reconciliación a casi un millón de personas en el mundo cada año.  

El JRS cuenta con una oficina para la región América Latina y El Caribe desde 2006 (JRS LAC). Ubicada en Bogotá – Colombia, la oficina regional apoya el trabajo de las oficinas nacionales del JRS en Colombia, Venezuela, Ecuador y México, así como a la oficina del Servicio Jesuita a Migrantes – SJM en Perú, prestando servicios en las áreas de programas y proyectos, gestión del conocimiento, incidencia y comunicación, educación, fortalecimiento institucional, construcción de paz y reconciliación. Así mismo, El JRS LAC forma parte de la Red Jesuita con Migrantes, una red de la Compañía de Jesús vinculada a la Conferencia de Provinciales de América Latina – CPAL que busca colaborar a nivel continental, regional e interprovincial para apoyar a las personas migrantes en todo el continente.  

En este sentido, el JRS LAC busca desarrollar una plataforma de software “Ruta regional” accesible a través de la web y/o como aplicación móvil en las principales tiendas (Google Play Store y Apple App Store) que permita a las personas migrantes en la región acceder a información relevante en su proceso de migración y asentamiento. 

2. Objetivo 

El objetivo principal de la consultoría es desarrollar una plataforma “Ruta regional”, agradable gráficamente (se puede explorar alguna metáfora gráfica que englobe los grupos temáticos), fácil de usar, rápida y accesible, que brinde información relevante, organizada en los siguientes grupos temáticos: 

a. Lugares de atención de JRS y organizaciones aliadas, incluyendo los servicios ofrecidos. 

b. Posibilidades de regularización (visas, requisitos, permisos de trabajo, etc). 

c. Rutas terrestres y valores de referencia, incluyendo información sobre clima, entrada, salida, trayectos, buses, fronteras y precios aproximados de alimentación, transporte y estadía. 

3. Requisitos del sistema 

3.1 Accesibilidad: La plataforma debe ser accesible desde navegadores web en dispositivos móviles y de escritorio y/o estar disponible en forma de aplicación en las principales tiendas de aplicaciones (Google Play Store y Apple App Store). Puede proponerse una u otra opción, priorizando la rápida y fácil usabilidad por parte de las personas a quienes va dirigida y sus circunstancias de acceso intermitente a internet en diversos territorios nacionales. 

3.2 Optimización para conexiones de internet limitadas: La plataforma debe estar diseñada y optimizada para cargar rápidamente, incluso en condiciones de conexión a internet limitadas o de baja calidad. 

3.3 Descarga de información: Los usuarios deben poder descargar la información en formatos PDF (plantilla prediseñada) o imagen para guardarla en sus dispositivos móviles y acceder a ella sin conexión. 

3.4 Posible conexión con base de datos externa: La plataforma podría requerir soportar conexión y sincronización con una base de datos externa a través de una API o con conexión directa a la base de datos. 

3.5 Panel administrativo: La plataforma debe contar con un panel administrativo para gestionar y actualizar la información. Se deben establecer al menos tres roles de usuario: 

a. Superadministrador: Con control total sobre la plataforma y capacidad para crear y eliminar otros roles de usuario. 

b. Administrador: Con capacidad para crear puntos de atención y usuarios, así como editar toda la información disponible en la plataforma. 

c. Colaborador: Con capacidad para editar la información de puntos de atención o países asignados. 

3.6 Soporte multilingüe: La plataforma se desarrollará inicialmente en español, pero debe ser fácilmente adaptable para soportar múltiples idiomas en el futuro, incluso aquellos que se leen de derecha a izquierda. 

 4. Entregables 

Los entregables de la consultoría incluyen: 

a. Desarrollo de la plataforma web y/o aplicaciones móviles (incluyendo el diseño gráfico correspondiente de su totalidad, así como de la plantilla para descarga PDF). 

b. Documentación técnica y de usuario. 

c. Capacitación a administradores y colaboradores en el uso de la plataforma. 

5. Cronograma 

El proyecto debe completarse y entregarse en su totalidad el 15 agosto de 2023. 

6. Propuesta técnica y económica 

La persona o equipos desarrolladores interesados deberán presentar una propuesta técnica y económica detallada, que incluya los costos de desarrollo, implementación, pruebas, capacitación y soporte, incluyendo cronograma de etapas y actividades. 

La persona o equipos desarrolladores interesados deben estar debidamente autorizados por la ley y deben contar con los siguientes documentos a la hora de ser seleccionados:   

• Cámara comerció no mayor a 30 días (opcional si lo tiene). 

• Copia del RUT actualizado 2023. 
• Certificado bancario, no mayor a 30 días. 
• Copia cédula del representante legal (requisito para personas jurídicas). 
• Propuesta suscrita y firmada por la persona natural o el representante legal del proponente (Cotización Formal). 

 7. Proceso de selección 

La selección de la persona o equipo proveedor de desarrollo se llevará a cabo mediante un comité de selección que considera los siguientes criterios: experiencia previa, calidad de la propuesta, enfoque metodológico, capacidad técnica y financiera, precios que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado; entrega completa de los documentos requeridos a los participantes.  

Mediante correo electrónico se notificará a los proveedores la decisión del comité de selección.  

8. Condiciones de pago 

El contratista suministrará al JRS LAC la cuenta de cobro o la factura electrónica (representación gráfica, junto con el archivo XML) al correo facturacion.lac@jrs.net, según órdenes de servicio enviadas por JRS LAC. El pago se hará por transferencia electrónica a la cuenta que suministre, dentro de los días 10 hábiles siguientes a su remisión. En base a un cronograma de entregables e hitos, que deberán ser definidos y acordados entre el JRS LAC y la persona o equipo proveedor de desarrollo seleccionado. 

9. Propiedad intelectual 

Todos los derechos de propiedad intelectual, incluyendo el código fuente y la documentación, serán propiedad de JRS LAC. La persona o equipo proveedor de desarrollo se compromete a garantizar que la plataforma desarrollada no infringe ninguna ley de propiedad intelectual y a indemnizar a JRS por cualquier reclamo derivado de una infracción de propiedad intelectual. 

10. Garantía y soporte 

La persona o equipo proveedor de desarrollo deberá proporcionar un período de garantía en el que se comprometerá a corregir cualquier error o defecto en la plataforma sin costo adicional para JRS. Además, se espera que el proveedor ofrezca soporte técnico y actualizaciones durante un período acordado posterior a la entrega del proyecto. 

11. Confidencialidad 

Toda la información compartida entre JRS LAC y el proveedor de desarrollo durante la ejecución de la consultoría será tratada de manera confidencial. El proveedor de desarrollo se compromete a no divulgar información confidencial a terceros sin el consentimiento previo por escrito de JRS LAC. 

 12. Evaluación y seguimiento 

La persona o equipo proveedor de desarrollo debe proporcionar informes de progreso periódicos a JRS LAC durante la ejecución del contrato. Además, JRS LAC se reserva el derecho de evaluar y aprobar el progreso y la calidad de los productos proporcionados por el proveedor de desarrollo en cualquier momento. 

 13. Aceptación de términos 

Quienes tengan interés en participar en la licitación deberán aceptar estos Términos de Referencia en su totalidad y presentar una propuesta que cumpla con los requisitos y expectativas aquí establecidos. 

 14. Presentación de propuestas y selección 

Los desarrolladores interesados deben presentar sus propuestas, incluyendo la propuesta técnica y económica, el portafolio de proyectos y experiencias previas, y cualquier otro material relevante que respalde su capacidad para llevar a cabo la consultoría con éxito, antes de la fecha límite establecida por JRS LAC. 

Las propuestas deberán enviarse en formato digital, siguiendo las instrucciones proporcionadas por JRS LAC en los presentes TdR. 

JRS LAC evaluará todas las propuestas recibidas en función de los criterios mencionados en la sección 7 (Proceso de selección) y seleccionará al proveedor de desarrollo que mejor cumpla con los requisitos y expectativas del proyecto. 

Una vez seleccionado el proveedor de desarrollo, el JRS LAC procederá a la contratación y firma de un contrato que incluya todos los términos y condiciones acordados. Este contrato será legalmente vinculante y regirá la relación entre JRS LAC y el proveedor de desarrollo durante todo el proyecto. 

 15. Contratación:  

El contrato que se suscribe para el PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES  

EL CONTRATISTA reconoce la naturaleza confidencial de los móviles y antecedentes de este contrato y de la información que no sea de dominio público y que llegue a conocer durante la ejecución de las labores contratadas. Por tanto, se obliga a no divulgar ningún tipo de información inherente o derivada de este contrato, directamente o a través de sus dependientes a ningún tercero, sin permiso previo escrito por parte de EL CONTRATANTE y a tomar las mismas medidas de seguridad que normalmente ejerce respecto de su propia información y datos que sean de naturaleza confidencial. De igual forma EL CONTRATISTA reconoce que todo el material o información de naturaleza confidencial suministrado por EL CONTRATANTE que se adquiera o utilice en la ejecución de este contrato, tiene carácter devolutivo. 

 16. Plazo para presentar propuestas 

Se invita a las personas o equipos interesados a presentar sus propuestas hasta el domingo 07 mayo 2023 (a las 23:59, hora Colombia). Las propuestas recibidas después de la fecha límite no serán consideradas. 

Favor enviar (en formato digital) propuestas técnica y económica, hoja de vida de representante (en caso de equipo postulante), el portafolio de proyectos y experiencias previas a la dirección de correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net indicando en el asunto: Consultoría Desarrollo Software “Ruta regional” 

IMPORTANTE: Sólo las propuestas preseleccionadas serán contactadas. 

Al presentar su oferta, el/la proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cuales quiera que sean sus propias condiciones de servicio, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.  

Los presentes términos de referencia e invitación a conformar proveedores no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas.