TERMINO DE REFERENCIA PARA EL SUMINISTRO DE KITS DE INSTALACIÓN EN LA CIUDAD DE ARAUCA

 1. MARCO INSTITUCIONAL

El Servicio Jesuita a Refugiados – JRS es una Organización Internacional No Gubernamental de la Iglesia Católica. Fue fundada en 1980 por la Compañía de Jesús. El mandato institucional de JRS se centra en el trabajo con personas en situación de refugio y desplazamiento forzado en 57 países alrededor del mundo y su misión en la oficina JRS LAC es: “Inspirados por el generoso amor y ejemplo de Jesucristo, el Servicio Jesuita a Refugiados – JRS  es una organización internacional católica cuya misión es acompañar, servir y defender a los refugiados y otras personas desplazadas por la fuerza, para que puedan sanar de sus heridas, aprender y marcar su propio futuro”. El Servicio Jesuita a Refugiados para Latinoamérica y El Caribe – JRS LAC tiene en su trabajo acompañar a las oficinas nacionales en Venezuela, México, Ecuador y Colombia, así como una operación en terreno en la oficina Binacional Arauca/Apure.

2. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

El JRS LAC, en el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente migración transfronteriza, se ha encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento forzado interno, como de personas migrantes forzadas proveniente de Venezuela, solicitantes de reconocimiento de condición de Refugio y personas colombianas retornados. Desde el JRS se han planteado importantes retos que interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, salud y protección para la población descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función); acceso a la protección de personas sobrevivientes de violencia sexual y de género (VSG), niños/as, jóvenes y familias en riesgo, mediante la promoción de asistencia legal, acciones de sensibilización, la entrega de ayuda humanitaria de emergencia y apoyo a la integración comunitaria de personas refugiadas y migrantes.

Por lo anterior se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio, que proporcionen los productos y que además cumplan con los parámetros establecidos tanto legales como internos del JRS LAC.

Para el cumplimiento y obtención del objeto y resultados esperados, el JRS LAC requiere la contratación de un proveedor, que suministre los elementos básicos de instalación familiar en Arauca Capital.

3. OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRO DE KITS DE INSTALACIÓN EN LA CIUDAD DE ARAUCA

Se busca proveedor que suministre kits de instalación en la ciudad de Arauca Arauca sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir con sus propios medios y de manera independiente elementos relacionados a continuación que corresponden a la composición de:

3.1 KIT DE INSTALACIÓN BÁSICO

3.2 KIT DE INSTALACIÓN COMPLETO

 Nota: Se especifica la marca para hacer una selección basada en calidad y precio, estos insumos varían según las marcas (sino cuenta con la marca, debe cotizar una equivalente), de esta manera se asegura una selección equitativa de proveedor. Tomar en cuenta el orden y presentación de las tablas de cada kit al realizar la cotización. Los productos deben cotizarse con precio sin IVA se adjunta soportes de exención.

4. ASPIRANTES

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables o no del impuesto del IVA, radicadas en el territorio nacional consideradas legalmente capaces para cumplir con el objeto del contrato.

Los proponentes deben estar debidamente autorizados por la ley y deben contar con los siguientes documentos a la hora de ser seleccionados:

• Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del
• Certificado de existencia y representación legal, no mayor a 30 días anteriores a la fecha del cierre de esta (Cámara de Comercio)
• RUT Actualizado 2023.
• Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante
• Certificación bancaria no mayor a 30 días.
• Los proponentes deben estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso (adjuntar planilla pago der seguridad social)
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de
• Certificación de estar al día en pagos de seguridad social y parafiscal de sus
• Dos referencias comerciales.

5. RECEPCIÓN DE PROPUESTA

Las propuestas se pueden enviar en físico a la oficina del JRS LAC ubicada en la calle 24 # 16-24 del barrio Córdoba, o igualmente se recibirá por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net. Asunto: PROPUESTA PARA SUMINISTRO DE KITS DE INSTALACIÓN EN LA CIUDAD DE ARAUCA

6. PROCESO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Lo realiza el JRS LAC, por medio de un comité de compras, quienes considerarán criterios de selección como:

• Calidad del servicio
• Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado
• Entrega completa de los documentos requeridos a los participantes;
• Capacidad de cumplimiento de los servicios cotizados.

 NOTAS

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio.
• El proveedor seleccionado será notificado mediante correo electrónico. Se adjuntan la Orden de Compra y el contrato para su revisión y posterior firma.
• Mediante correo electrónico se notificará a los proveedores no seleccionados la decisión de no aceptar su propuesta comercial

7. GARANTÍAS

El proveedor contratado se obliga a constituir su costa y a favor del JRS, póliza de garantía única que avalará: a) cumplimiento del contrato, por cuantía equivalente al Treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por el término de ejecución del contrato y seis (6) meses más en todo caso, este amparo deberá mantener vigente hasta la etapa de liquidación del contrato. (b) calidad de los bienes, por cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por un término igual a la ejecución del contrato de seis (6) meses más. C) póliza de buen manejo del anticipo por un valor equivalente al cien (100%) del valor del anticipo.

La(s) póliza (s) y los amparos enunciados anteriormente deberán ampliarse en los eventos de prórrogas, suspensiones, modificaciones y/o adiciones a valor si a ello hubiera lugar y su aprobación será condición necesaria para que el acta del recibo de los bienes y/o servicios produzcan efectos legales y contractuales y se efectué la liquidación correspondiente.

8. CONTRATACIÓN

El contrato que se suscriba para el SUMINISTRO KITS DE INSTALACIÓN EN LA CIUDAD DE ARAUCA, EL CONTRATISTA reconoce la naturaleza confidencial de los móviles y antecedentes de este contrato y de la información que no sea de dominio público y que llegue a conocer durante la ejecución de las labores contratadas. Por tanto, se obliga a no divulgar ningún tipo de información inherente o derivada de este contrato, directamente o a través de sus dependientes a ningún tercero, sin permiso previo escrito por parte de EL CONTRATANTE y a tomar las mismas medidas de seguridad que normalmente ejerce respecto de su propia información y datos que sean de naturaleza confidencial. De igual forma EL CONTRATISTA reconoce que todo el material o información de naturaleza confidencial suministrado por EL CONTRATANTE que se adquiera o utilice en la ejecución de este contrato, tiene carácter devolutivo.

9. FORMA DE ENTREGA

Se realizará envió de los listados de autorización para la entrega de los KIT de Instalación a las personas acompañadas al correo electrónico definido por el proveedor cada semana, especificando los nombres y apellidos, cédula, montos que están aprobados para la realización del servicio, luego se harán efectivos en el punto de atención al público de cada proveedor, el beneficiario entregará su documento de identidad y deberá firmar acta y listado correspondiente. Los cierres se realizarán cada 15 días se debe enviar en original la factura junto con el listado de asistencia correspondiente a ese lapso para ser enviada al JRS LAC

10. FORMA DE PAGO

La forma de pago se hará por transferencia electrónica a la cuenta que suministre, en dos cortes al mes (día 15 y día 30), una vez se realice el corte, el proveedor suministrará al JRS LAC la factura electrónica (representación gráfica, junto con el archivo XML al correo facturcion.lac@jrs.net junto con el listado de entrega de ayuda humanitarias, luego la factura se enviará a la oficina regional en Bogotá, la cual realiza el pago dentro de los días 10 hábiles siguientes a su remisión. En caso de manejar el modo de anticipo este se hará previa planeación de la oficina Binacional y deberá quedar legalizado en el mismo mes de la solicitud.

11. FECHA DE APERTURA Y CIERRE DE LA CONVOCATORIA

Las propuestas se recibirán desde el 27 de enero al 3 de febrero de 2023.

NOTA: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cuales quiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.

Los presentes términos de referencia e invitación a conformar proveedores no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas en el manual de selección de proveedores y demás consideraciones establecidas.