TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SUMINISTRO DE KITS ESCOLARES Y ÚTILES DE PAPELERÍA EN ARAUCA CAPITAL

1. MARCO INSTITUCIONAL

El Servicio Jesuita a Refugiados (JRS) es una Organización Internacional No Gubernamental de la Iglesia Católica. Fue fundada en 1980 por la Compañía de Jesús. El mandato institucional del JRS se centra en el trabajo con personas en situación de refugio y desplazamiento forzado en 57 países alrededor del mundo, buscando “Acompañar, servir y defender a las víctimas del desplazamiento forzado y refugiados en la búsqueda del ejercicio pleno de sus derechos y contribuir a la transformación de las dinámicas de la violencia, en procesos orientados hacia la justicia y la construcción del tejido social”. El Servicio Jesuita a Refugiados para Latinoamérica y el Caribe tiene en su trabajo acompañar a las oficinas nacionales en México, Venezuela, Ecuador y Colombia, así como una operación en terreno en la oficina binacional Arauca/Apure.

2. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

El Servicio Jesuita a Refugiados JRS, en el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente migración transfronteriza se ha encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento forzado interno, como de migrantes forzados proveniente de Venezuela, solicitantes de reconocimiento de condición de refugiados y colombianos retornados. Desde el JRS nos hemos planteado importantes retos que nos interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, salud y protección para la población descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función); acceso a la protección de personas sobrevivientes de violencia sexual y de género (VSG), niños, jóvenes y familias en riesgo, mediante la promoción de asistencia legal, acciones de sensibilización, la entrega de ayuda humanitaria de emergencia y apoyo a la integración comunitaria de refugiados y migrantes, para esto se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio, que proporcionen los productos y que además cumplan con los parámetros establecidos tanto legales como internos del JRS LAC.  Para el cumplimiento y obtención del objeto y resultados esperados, el JRS LAC requiere la contratación de un proveedor, que suministre kits escolares y útiles de papelería en Arauca Capital.

3. OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRO DE KITS ESCOLARES Y ÚTILES DE PAPELERÍA EN ARAUCA CAPITAL

 Suministrar sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir con sus propios medios y de manera independiente los kits que a continuación que corresponden a la composición de:

3.1 KIT ESCOLAR PRIMER CICLO

Nota: Se especifica la marca en el listado relacionado para hacer una selección basada en calidad y precio, pues estos insumos varían según las marcas (sino cuenta con la marca, debe cotizar un equivalente), de esta manera se asegura una selección equitativa de proveedor. El kit escolar primer ciclo, la cotización debe incluir valores con IVA.

3.2 KIT ESCOLAR BÁSICA PRIMARIA 

Nota: Se especifica la marca en el listado relacionado para hacer una selección basada en calidad y precio, pues estos insumos varían según las marcas (sino cuenta con la marca, debe cotizar un equivalente), de esta manera se asegura una selección equitativa de proveedor. El kit escolar básica primaria, la cotización debe incluir valores con IVA

 3.3 KIT ESCOLAR BÁSICA SECUNDARIA

Nota: Se especifica la marca en el listado relacionado para hacer una selección basada en calidad y precio, pues estos insumos varían según las marcas (sino cuenta con la marca, debe cotizar un equivalente), de esta manera se asegura una selección equitativa de proveedor. El kit escolar básica secundaria, la cotización debe incluir valores sin IVA.

 3.4 ÚTILES DE PAPELERÍA

Nota: Se especifica la marca en el listado relacionado para hacer una selección basada en calidad y precio, pues estos insumos varían según las marcas (sino cuenta con la marca, debe cotizar un equivalente), de esta manera se asegura una selección equitativa de proveedor. Los útiles de papelería, la cotización debe incluir valores sin IVA.

4. ASPIRANTES

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables o no del impuesto del IVA, radicadas en el territorio nacional consideradas legalmente capaces para cumplir con el objeto del contrato. Los proponentes deben estar debidamente autorizados por la ley y deben contar con los siguientes documentos a la hora de ser seleccionados:

• Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del proponente (COTIZACIÓN FORMAL). Certificado de existencia y representación legal, no mayor a 30 días anteriores a la fecha del cierre de esta convocatoria.
• RUT Actualizado.
• Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal.
• Certificación bancaria no mayor a 30 días.
• Los proponentes deben estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano.
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de activos.
• Certificación de estar al día en pagos de seguridad social y parafiscal de sus empleados.
• Certificaciones Comerciales (2).

5. RECEPCIÓN DE PROPUESTA

Las propuestas se pueden enviar en físico a la oficina del JRS LAC ARAUCA, Calle 24 # 16 – 42 Barrio Córdoba o igualmente se recibirá por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net. Asunto: PROPUESTA PARA EL SUMINISTRO DE KITS ESCOLARES Y ÚTILES DE PAPELERÍA EN ARAUCA CAPITAL

6. PROCESO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Lo realiza el JRS LAC, por medio de un comité de compras, quienes considerarán criterios de selección como:

1. Calidad del servicio;
2. Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado;
3. Entrega completa de los documentos requeridos a los participantes;
4. Capacidad de cumplimiento de los servicios cotizados.

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio.
• No es viable incluir en el valor de los kits las bolsas plásticas; este costo debe ser asumido por el proveedor, a excepción que por orientaciones del JRS LAC incluya tula, en caso de requerirse rotulo del empaque debe estar de acuerdo con las especificaciones de imagen corporativa del JRS LAC.
• El proveedor seleccionado será notificado mediante correo electrónico. Se adjuntan la Orden de Compra y el contrato para su revisión y posterior firma.
• Mediante correo electrónico se notificará a los proveedores no seleccionados la decisión de no aceptar su propuesta comercial

7. GARANTÍAS

El proveedor seleccionado se obliga a constituir su costa y a favor del JRS, garantía única que avalara las garantías de los productos que no cuenten con garantía por el proveedor principal siendo el / la vendedora la responsable de responder al JRS LAC por productos bajo el contrato para el pago o reposición derivados de productos en mal estado o vencidos vendidos al JRS LAC. Esta póliza deberá ser presentada al JRS LAC para su aceptación al momento que emita las facturas de compra correspondientes.

Póliza de garantía única que avalará: a) cumplimiento del contrato, por cuantía equivalente al Treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por el término de ejecución del contrato y seis (6) meses más en todo caso, este amparo deberá mantener vigente hasta la etapa de liquidación del contrato. (b) calidad del bien, por cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por un término igual a la ejecución del contrato de seis (6) meses más.

La(s) póliza (s) y los amparos enunciados anteriormente deberán ampliarse en los eventos de prórrogas, suspensiones, modificaciones y/o adiciones a valor si a ello hubiera lugar y su aprobación será condición necesaria para que el acta del recibo de los bienes y/o servicios produzcan efectos legales y contractuales y se efectué la liquidación correspondiente

8. CONTRATACIÓN

El contrato que se suscriba para el SUMINISTRO DE KITS ESCOLARES Y ÚTILES DE PAPELERÍA EN EL MUNICIPIO DE ARAUCA – ARAUCA, se realizara por un monto establecido.

EL CONTRATISTA reconoce la naturaleza confidencial de los móviles y antecedentes de este contrato y de la información que no sea de dominio público y que llegue a conocer durante la ejecución de las labores contratadas. Por tanto, se obliga a no divulgar ningún tipo de información inherente o derivada de este contrato, directamente o a través de sus dependientes a ningún tercero, sin permiso previo escrito por parte de EL CONTRATANTE y a tomar las mismas medidas de seguridad que normalmente ejerce respecto de su propia información y datos que sean de naturaleza confidencial. De igual forma EL CONTRATISTA reconoce que todo el material o información de naturaleza confidencial suministrado por EL CONTRATANTE que se adquiera o utilice en la ejecución de este contrato, tiene carácter devolutivo.

9. FORMA DE ENTREGA

se realizará él envió cada mes de la información (orden de compra) al correo electrónico del proveedor seleccionado, especificando las cantidades de los productos requeridos de cada kit siendo estos entregados de manera armada en la oficina binacional JRS LAC Arauca.

10. FORMA DE PAGO

La forma de pago se realizará por transferencia bancaria una vez se realice el proceso de selección y se reciba lo solicitado a través de orden de compra, el proveedor suministrará al JRS LAC de la oficina de Arauca la factura correspondiente a la compra realizada, esta se enviará a la oficina regional en Bogotá quienes realizaran el pago por transferencia electrónica dentro de 10 días hábiles a la cuenta que suministre el mismo. En caso de manejar el modo de anticipo este se hará previa planeación de la oficina Binacional y deberá quedar legalizado en el mismo mes de la solicitud. Se practicarán las correspondientes retenciones según lo estipula la ley.

 11. FECHA DE APERTURA Y CIERRE DE LA CONVOCATORIA

Las propuestas se recibirán desde el 27 de enero al 3 de febrero de 2023.

NOTA: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cualesquiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.

Los presentes términos de referencia e invitación a conformar proveedores no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas.