PRESENTACIÓN:

El Servicio Jesuita a Refugiados -JRS- (por sus siglas en inglés) es un ministerio de la Compañía de Jesús, de la Iglesia Católica, incorporado como una organización internacional no gubernamental, que trabaja en más de 57 países alrededor el mundo. Su misión es acompañar, servir y defender los derechos de las personas en situación de refugio y desplazamiento forzado. En Latinoamérica, el JRS cuenta con una oficina regional en Bogotá -JRS LAC- y oficinas nacionales en Colombia, Ecuador, Venezuela y México, con trabajo especialmente en zonas de frontera donde más flujos migratorios forzados persisten. La organización fue fundada en 1980.

La Oficina Regional para Latinoamérica y el Caribe promueve la misión, los valores, la planificación e implementación efectiva de las estrategias del JRS en la región, brindando apoyo organizativo, estratégico y técnico esencial para las oficinas de los países. Desde 2018, el JRS LAC tiene bajo su administración una oficina binacional instalada en la frontera entre Colombia (Arauca) y Venezuela (Apure) para monitorear y atender el creciente flujo migratorio. En los últimos años, esta oficina binacional ha implementado un plan de respuesta humanitario orientado al acceso a derechos y la protección de las personas en movilidad humana forzada, acciones que incluyen la orientación legal, el acompañamiento psicosocial, integración local y la entrega de ayuda humanitaria, desde una perspectiva de educación comunitaria y reconciliación.

Para el desarrollo de sus programas y operaciones, el JRS cuenta con el financiamiento de donantes y agentes de cooperación internacional. Por ello, en el cumplimiento de sus obligaciones con la ejecución de fondos de este carácter, el JRS LAC se propone contratar una auditoría externa final de la intervención que ejecutó como consecuencia de la subvención adjudicada por la ACVD. Estos términos de referencia pretenden recoger las características de la auditoría final del proyecto que se referencia a continuación.

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO A AUDITAR:

OBJETO DE LA AUDITORÍA:

El objeto de la auditoría es la revisión de la cuenta justificativa final de la subvención concedida por la AVCD. La empresa auditora comprobará el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa y directrices y elaborará un informe exhaustivo al respecto. En concreto, debe verificar y reflejar en el informe el resultado de la verificación de la memoria financiera y su correspondencia con la memoria narrativa, para lo que revisará los siguientes documentos:

• Informe narrativo: actividades realizadas (previstas o imprevistas) y sus correspondientes fuentes de verificación
• Informe económico en formato Excel con la siguiente información:
• Transferencias y operaciones de cambio realizadas
• Balance de ejecución financiera (% de ejecución)
• Resumen de estado de la subvención
• Listado de comprobantes justificativos por partida presupuestaria, ordenados de manera cronológica, emitidos en la divisa en la que se ha realizado el pago
• Importe de los costes indirectos imputados a la subvención, aunque no deben justificarse
• Comprobantes bancarios de envío y recepción de fondos
• Comprobantes de cambios monetarios
• Extractos bancarios de la cuenta bancaria específica abierta por la entidad beneficiaria
• Extractos bancarios de la cuenta bancaria específica abierta por la socia local
• Certificado de autenticidad y depósito de los justificantes de gasto originales
• En su caso, actas de entregas de insumos y transferencias de bienes e inscripciones en registros públicos
• Tres ofertas de proveedores (memorias explicativas si no se opta por la más económica) para servicios y suministros desde 15.000€ y obras desde 40.000€.
• Justificantes acreditativos diligenciados de los gastos realizados a cargo de la subvención
• Certificaciones de rendimientos financieros generados
• Certificado de haber recibido o no otras subvenciones
• En su caso, acreditación de que los impuestos indirectos no son recuperables, o siéndolo, no se han recuperado
• Autorización o notificación de modificaciones sustanciales y no sustanciales según “Directrices” (objetivos, resultados, localización, socia local, población sujeto, plazo, presupuesto)

La empresa auditora deberá comprobar lo siguiente:

• Que los objetivos, resultados, localización, socia local y población sujeto del informe narrativo coindice con la intervención aprobada. En caso de que haya habido modificaciones, que se cuenta con la autorización de la AVCD.
• Que el periodo que abarca el informe es el comprendido entre la fecha de inicio y de fin de la intervención. En caso de que haya habido retrasos que han afectado al desarrollo de la intervención (más de 3 meses), comprobará que la AVCD ha aprobado la modificación sustancial. Si hubiera habido retrasos de menos de tres meses, comprobará que se ha notificado a la AVCD.
• Que el presupuesto del informe financiero coincide con el presupuesto aprobado. En caso de que haya habido desviaciones entre partidas que han afectado al desarrollo de la intervención (desviaciones que superen el 10% respecto a lo presupuestado y sean mayores a 15.000€) comprobará que la AVCD ha aprobado la modificación sustancial.
• Que las fórmulas de los cuadros Excel no han sido alteradas.
• Que el informe financiero alcanza a la totalidad del gasto en el que se haya incurrido.
• Que los fondos a ejecutar por cada entidad han sido transferidos y que dichas transferencias se han trasladado al cuadro 1 a efectos de la obtención del tipo de cambio que se aplica al informe.
• Que los gastos son subvencionables según dichas “Directrices”.
• Que los comprobantes de gasto presentados son del periodo de ejecución, están en la moneda en que se ha realizado el gasto y están diligenciados. La comprobación se hará de acuerdo con las prácticas habituales de auditoría en esta materia. En cuanto a los comprobantes de los gastos de personal, se comprobará que cuenta con contratos, nóminas, justificantes de pagos sociales e impuestos. En su caso, que la dedicación ha sido parcial.
• Que los gastos imputados se corresponden a las actividades reportadas en la memoria narrativa y a las fuentes de verificación correspondientes (material fotográfico; en su caso, el material didáctico elaborado, reproducido y divulgado con cargo a los fondos de la intervención; en su caso, las listas de asistencia de las personas participantes a talleres, encuentros, reuniones u otros eventos organizados con cargo a los fondos de la subvención; en su caso, evaluación).
• Que la participación de las entidades de la agrupación en la ejecución del gasto se adecúa a lo señalado en la instancia normalizada.
• Que en caso de que se hubieran generado intereses, se han sumado a la subvención justificada.
• Que las subcontrataciones, si se hubieran dado, se ajustan a lo establecido.
• Si el gasto justificativo no alcanza el total de la subvención, que se cuenta con los justificantes del ingreso a favor de la AVCD sin perjuicio de lo que se establezca en la resolución de cierre del expediente.
• No será exigible que los gastos ejecutados por los socios locales estén reflejados en los registros contables de la entidad que obtuvo la subvención.
• No será exigible que exista certificación pericial del valor de los bienes inscritos en registros públicos, sirviendo la escritura para acreditar el valor.
• La comprobación de la documentación distinta de los justificantes individuales de gasto, que podrá hacerse por muestreo, será exhaustiva.

El alcance de las pruebas sustantivas de auditoría deberá basarse en la aplicación de técnicas de muestreo de los justificantes acreditativos de gasto, el acceso a los registros de contabilidad de la entidad, en la evaluación del sistema de control interno, así como otras comprobaciones con terceros, u otras que puedan ser necesarias.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA:

La auditoría externa se deberá realizar sobre la totalidad de la subvención asignada, la cual comprende la ejecución realizada en la oficina binacional (frontera Arauca-Apure) y en la oficina regional del JRS LAC, así como los costes indirectos que corresponden a la Fundación ALBOAN. No implicará viajes al territorio, toda vez que la información de la ejecución directa del proyecto se encuentra en la oficina regional, ubicada en la ciudad de Bogotá.

PRESENTACIÓN DE LA OFERTA:

Para la presentación de la oferta la empresa auditora postulante deberá enviar una propuesta global técnica (carta de presentación, plan y cronograma de trabajo, etc.), ajustada a los TDR, con indicación de la metodología a utilizar e indicación de la muestra de justificantes acreditativos de gasto que se va a revisar. Es necesario indicar el número, valor total, y valor porcentual respecto de la subvención, de justificantes acreditativos de gasto que se comprometen a revisar. Deberá presentar el coste económico de la auditoría y modalidad de pago.

Asimismo, deberá demostrar su experiencia en el ámbito en cuestión y con donantes, agencias de cooperación y/u organismos no gubernamentales; el equipo de trabajo que se compromete a la realización de la auditoría; y su acreditación oficial como empresa auditora.

FINANCIAMIENTO Y FORMA DE PAGO:

El presupuesto presentado para la realización de la auditoría no deberá exceder lo equivalente a 9.500.000 COP. Los pagos se harán vía transferencia bancaria en los siguientes plazos propuestos:

• Primer pago: 30% a la firma del contrato.
• Segundo pago: 30% una vez entregado y validado por el JRS LAC el informe preliminar.
• Tercer pago: 40% contra aprobación del informe final de auditoría con conclusiones y recomendaciones.

PASOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

• Revisión y verificación, por parte de la empresa auditora, de la documentación recibida.
• Envío de informes preliminares elaborados por la entidad auditora.
• Subsanación y envío de rectificaciones por parte de la entidad adjudicataria de la subvención, para enmendar las posibles incidencias detectadas en el informe preliminar. Negociación de discrepancias.
• Redacción del informe definitivo de auditoría con conclusiones y recomendaciones, de conformidad con los lineamientos y modelo establecido en la Orden EHA/1434/2007 y las directrices de la AVCD.

El plazo para la realización completa de la auditoría será de un mes: mayo de 2022.

PLAZO DE CONVOCATORIA:

Los licitadores presentarán su propuesta en sobre cerrado y por correo electrónico dirigido a:

• Entidad: Fundación Servicio Jesuita a Refugiados para Latinoamérica y el Caribe.
• Dirección: Carrera 25 #39-79. Bogotá, D.C.
• A la atención de:
• María Cristina Perea. Coordinadora Financiera y Administrativa JRS LAC (cristina.perea@jrs.net)
• Melissa Padilla. Coordinadora de Programas y Proyectos JRS LAC (melissa.padilla@jrs.net)

En general, cualquier información complementaria puede solicitarse a esas direcciones de correo electrónico.

El periodo de presentación finaliza el día 20 de abril de 2022.