TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SERVICIO DE ALQUILER DE MOBILIARIO, EQUIPOS, CARPAS Y LOGÍSTICA EN LA CIUDAD DE ARAUCA – ARAUCA, PARA EL DESARROLLO DE LA FERIA COMERCIAL TEJIENDO PUENTES 29 Y 30 DE JULIO DE 2023  

1. Contexto Organizacional  

El Servicio Jesuita a Refugiados (Jesuit Refugee Service – JRS) es un ministerio de la Compañía de Jesús que actúa como organización internacional no gubernamental con la misión de acompañar, servir y defender los derechos de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas por la fuerza. Fue fundada en noviembre de 1980 y en la actualidad hace presencia en 58 países. El JRS presta servicios a nivel nacional y regional con el apoyo y la orientación de una la oficina internacional basada en Roma. 

JRS ofrece un servicio humano y espiritual en las situaciones de mayor necesidad, buscando el bienestar a largo plazo de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas sin descuidar sus necesidades inmediatas o urgentes. El JRS ofrece servicios de apoyo psicosocial y jurídico, acción humanitaria, educación, medios de vida y acompañamiento para la reconciliación a casi un millón de personas en el mundo cada año.  

El JRS cuenta con una oficina para la región América Latina y El Caribe desde 2006 (JRS LAC). Ubicada en Bogotá – Colombia, la oficina regional apoya el trabajo de las oficinas nacionales del JRS en Colombia, Venezuela, Ecuador y México, así como a la oficina del Servicio Jesuita a Migrantes – SJM en Perú, así como una operación en terreno en la oficina Binacional Arauca/Apure, prestando servicios en las áreas de programas y proyectos, gestión del conocimiento, incidencia y comunicación, educación, fortalecimiento institucional, construcción de paz y reconciliación. Así mismo, El JRS LAC forma parte de la Red Jesuita con Migrantes, una red de la Compañía de Jesús vinculada a la Conferencia de Provinciales de América Latina – CPAL que busca colaborar a nivel continental, regional e interprovincial para apoyar a las personas migrantes en todo el continente. 

2. Justificación de la contratación

El JRS LAC, en el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente migración transfronteriza, se ha encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento forzado interno, como de personas migrantes forzadas proveniente de Venezuela, solicitantes de reconocimiento de condición de Refugio y personas colombianas retornados. Desde el JRS se han planteado importantes retos que interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, salud y protección para la población descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función); acceso a la protección de personas sobrevivientes de violencia sexual y de género (VSG), niños/as, jóvenes y familias en riesgo, mediante la promoción de asistencia legal, acciones de sensibilización, la entrega de ayuda humanitaria de emergencia y apoyo a la integración comunitaria de personas refugiadas y migrantes.  

Por lo anterior se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio, que proporcionen los servicios y que además cumplan con los parámetros establecidos tanto legales como internos del JRS LAC.     

Para el cumplimiento y obtención del objeto y resultados esperados, el JRS LAC requiere la contratación de un proveedor, que preste el servicio alquiler de mobiliario y logístico para el desarrollo de la Feria Comercial Tejiendo Puentes 2023 en la ciudad de Arauca – Arauca. 

3. Objeto del contrato

Suministrar sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir con sus propios medios y de manera independiente, durante los días referenciados, el servicio de alquiler de mobiliario, equipos, carpas y logística pre-evento, durante el evento y post-evento, con los elementos relacionados a continuación, que corresponden al desarrollo de la Feria Comercial Tejiendo Puentes 2023, desagregada de la siguiente manera:  

ITEM	DESCRIPCION	CANTIDAD	PRECIO UNITARIO SIN IVA	TOTAL	IMAGEN REFERENCIA
1	Alquiler de Carpas por dos días 3X4, preferiblemente color blanco (2 días)	35
2	Alquiler de carpa tipo hangar para la tarima (2 días)	1
3	Alquiler de tarima de 6X6 metros de 50cms de alto forrada en faldón negro (2 días)	1
4	Pantalla led pitch HD de medidas 3X4 (2 días)	1
4	Alquiler de sonido y amplificación (6 cabinas) (2 días)	6
5	Alquiler de sonido (1 consola)  (2 días)	1
6	Alquiler de luces led ( 2 días)	6
7	Cámara de humo por (2 días)	2
8	Mesa plástica por 4 puestos (2 días)	100
9	Silla plástica con brazos o sin brazos (2 días)	200
10	Valla metálica de seguridad o protectora (2 días)	74
11	Servicio de vigilancia  diurna y nocturna (2 días)	2 días y 2 noches

4. Aspirantes

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables o no del impuesto del IVA, radicadas en el municipio de Arauca, departamento de Arauca, consideradas legalmente capaces para cumplir con el objeto del contrato. 

Los proponentes deben estar debidamente autorizados por la ley y deben contar con los siguientes documentos a la hora de ser seleccionados:   

• Cámara comerció no mayor a 30 días (opcional si lo tiene) 
• Copia del RUT actualizado 2023 
• Certificado bancario, no mayor a 30 días 
• Copia cédula del representante legal (requisito para personas jurídicas) 
• Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del proponente (Cotización Formal).  
• Los proponentes deben cumplir plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano. (adjuntar planilla pago de seguridad social) 
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de activos. 
• Certificación de estar al día en pagos de seguridad social y parafiscal de sus empleados. 
• Dos referencias comerciales. 

5. Recepción de propuestas

Las propuestas se recibirán por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net  

6. Proceso de selección del proveedor

Lo realiza el JRS LAC, por medio de un comité de compras que considerará criterios de selección como:  

• Calidad del servicio. 
• Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor del mercado. 
• Entrega completa de los documentos requeridos a los participantes. 
• Capacidad de cumplimiento de los servicios cotizados.  

7. Notas

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio. 
• El proveedor seleccionado será notificado mediante correo electrónico. Se adjuntan la Orden de Compra y el contrato para su revisión y posterior firma.  
• Mediante correo electrónico se notificará a los proveedores no seleccionados la decisión de no aceptar su propuesta. 
• Tener en cuenta que para este proyecto el JRS LAC está exento del cobro del IVA. El JRS le entregará al proveedor seleccionado el documento de certificación de exención debidamente autorizado por la autoridad competente para que éste pueda justificar tributariamente dicha exención. 

8. Contratación

El contrato que se suscriba para el SERVICIO PARA EL ALQUILER DE MOBILIARIO, EQUIPOS, CARPAS Y LOGÍSTICA EN LA CIUDAD DE ARAUCA – ARAUCA, PARA EL DESARROLLO DE LA FERIA COMERCIAL TEJIENDO PUENTES 2023 – 29 Y 30 DE JULIO DE 2023. 

EL CONTRATISTA reconoce la naturaleza confidencial de los móviles y antecedentes de este contrato y de la información que no sea de dominio público y que llegue a conocer durante la ejecución de las labores contratadas. Por tanto, se obliga a no divulgar ningún tipo de información inherente o derivada de este contrato, directamente o a través de sus dependientes a ningún tercero, sin permiso previo escrito por parte de EL CONTRATANTE y a tomar las mismas medidas de seguridad que normalmente ejerce respecto de su propia información y datos que sean de naturaleza confidencial. De igual forma EL CONTRATISTA reconoce que todo el material o información de naturaleza confidencial suministrado por EL CONTRATANTE que se adquiera o utilice en la ejecución de este contrato, tiene carácter devolutivo. 

9. Forma de entrega

Se realizará el envío de la respectiva orden de compra con el suministro de servicio para el alquiler de mobiliario, equipos, carpas y logística descritos, y el monto aprobado para la ejecución de este. El servicio se prestará en las fechas relacionadas y en el lugar indicado por parte del JRS LAC. De igual manera, la coordinación para la prestación del servicio y/o el recibido de este, se hará con el profesional responsable o con quien se delegue para el cumplimiento de este, teniendo en cuenta las fechas y los horarios establecidos por el JRS LAC, para el desarrollo de la actividad. 

10. Forma de pago

El pago se hará por transferencia electrónica desde la oficina regional del JRS LAC a la cuenta que certifique EL CONTRATISTA, una vez suministrada la factura electrónica (representación gráfica, junto con el archivo XML) al correo facturacion.lac@jrs.net  y entregado a satisfacción el total de productos y/o servicios contratados correspondiente a la orden de servicio esto se enviará a la oficina regional quienes realizaran el pago en un lapso de tiempo de 10 días hábiles. 

11. Fecha de cierre de la convocatoria

Se invita a enviar propuesta económica al correo electrónico convocatorias.lac@jrs.net mencionando en el asunto la siguiente información: TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SERVICIO DE ALQUILER DE MOBILIARIO, EQUIPOS, CARPAS Y LOGÍSTICA EN LA CIUDAD DE ARAUCA – ARAUCA, PARA EL DESARROLLO DE LA FERIA COMERCIAL TEJIENDO PUENTES 2023, hasta el jueves 13 de julio de 2023. 

12. Nota

Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cuales quiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado. 

Los presentes términos de referencia e invitación a conformar proveedores no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas en el manual de selección de proveedores y demás consideraciones establecidas.