TÉRMINOS DE REFERENCIA
PARA EL SUMINISTRO DE SERVICIOS DE DISEÑO GRÁFICO Y EDICIÓN DE VIDEO

 1. MARCO INSTITUCIONAL

El Servicio Jesuita a Refugiados (Jesuit Refugee Service – JRS) es un ministerio de la Compañía de Jesús que actúa como organización internacional no gubernamental con la misión de acompañar, servir y defender los derechos de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas por la fuerza. Fue fundada en noviembre de 1980 y en la actualidad hace presencia en 58 países. El JRS presta servicios a nivel nacional y regional con el apoyo y la orientación de una la oficina internacional basada en Roma. 

JRS ofrece un servicio humano y espiritual en las situaciones de mayor necesidad, buscando el bienestar a largo plazo de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas sin descuidar sus necesidades inmediatas o urgentes. El JRS ofrece servicios de apoyo psicosocial y jurídico, acción humanitaria, educación, medios de vida y acompañamiento para la reconciliación a casi un millón de personas en el mundo cada año.  

El JRS cuenta con una oficina para la región América Latina y El Caribe desde 2006 (JRS LAC). Ubicada en Bogotá – Colombia, la oficina regional apoya el trabajo de las oficinas nacionales del JRS en Colombia, Venezuela, Ecuador y México, así como a la oficina del Servicio Jesuita a Migrantes – SJM en Perú, prestando servicios en las áreas de programas y proyectos, gestión del conocimiento, incidencia política y comunicaciones, educación, fortalecimiento institucional, construcción de paz y reconciliación. Así mismo, El JRS LAC forma parte de la Red Jesuita con Migrantes, una red de la Compañía de Jesús vinculada a la Conferencia de Provinciales de América Latina – CPAL que busca colaborar a nivel continental, regional e interprovincial para apoyar a las personas migrantes en todo el continente. 

2. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

En el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente migración transfronteriza se han encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento interno, como personas en situación de migración forzada provenientes de Venezuela y personas colombianas en situación de retorno. Desde el JRS LAC se plantean importantes retos que buscan mitigar la xenofobia y promover la integración local mediante acciones concretas en los países donde se hace presencia.

Por lo anterior, se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio, que proporcionen servicios de diseño gráfico y edición de video que cumplan con los parámetros establecidos, tanto legales como administrativos, del JRS LAC. Para el cumplimiento y obtención del objeto planteado y los resultados esperados, el JRS LAC requiere un proveedor que suministre servicios de diseño gráfico y edición de video para la oficina de JRS LAC en Bogotá.

3. OBJETO DEL CONTRATO

Suministrar servicios de diseño gráfico y edición de video para la oficina de JRS LAC en Bogotá. Dicho suministro se realizará sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna; es decir, con sus propios medios y de manera independiente, los elementos relacionados a continuación:

NOTAS:

• Si se considera necesario, se pueden agregar aclaraciones adicionales que permitan comprender las condiciones de entrega-recepción de insumos, revisiones de borradores y entrega-recepción de productos. Es deseable que estas aclaraciones consideren dos rondas de revisión-ajustes y la entrega de versión final junto con respaldos editables.
• Junto a la propuesta económica, es importante que el proveedor envíe su Hoja de vida o Portafolio de servicios, donde se pueda apreciar la experiencia en Diseño Gráfico y Edición de video y ejemplos de producciones realizadas.
• Se especifican las características para hacer una selección basada en calidad y precio; de esta manera, se asegura una selección equitativa del proveedor.
• El proveedor interesado debe presentar cotización describiendo producto/servicio, unidad de cálculo, valor unitario, tiempo de producción de primera versión y valor total para cada ítem. 
• Es importante aclarar que el JRS LAC implementa proyectos que están exentos de IVA; por lo anterior, los valores de los productos deben ser cotizados y facturados CON y SIN IVA.
• Las cantidades estipuladas en este documento no son definitivas, podrán variar mensualmente de acuerdo a la demanda de servicios requerida.

4. ASPIRANTES

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables y no responsables de IVA, radicados en el territorio nacional, que cuenten con registro único tributario, realizar aportes de seguridad social según lo establecido por la ley y demás obligaciones legales en Colombia. 

• El proveedor seleccionado debe contar con los siguientes documentos: 
• Certificado de existencia y representación legal (no mayor a 30 días). 
• RUT Actualizado 2024. 
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 
• Certificación bancaria no mayor a 6 meses. 
• Planilla de seguridad social pagada. 
• Dos referencias comerciales. 
• Estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano. 

5. PROCESO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Lo realiza el JRS LAC, por medio de un comité de selección, quien considerará criterios de selección como: 

• Calidad: Hace referencia a productos que cumplan con los estándares establecidos. 
• Precio: Que corresponda con la calidad del producto, que no exceda el valor estándar del mercado y lo presupuestado. 
• Entrega: Envío completo de los documentos requeridos. 
• Capacidad: Disponibilidad de todos los elementos cotizados. 

El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir, que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad y precio. 

6. FORMA DE PAGO

Una vez seleccionado el proveedor, JRS LAC entregará el Contrato y/o orden de servicio que regirá la prestación de servicios durante la vigencia que se estipule. 

Para cada uno de los servicios o la sumatoria de servicios mensuales a contratar se entregará orden de compra, EL PROVEEDOR deberá emitir la factura o cuenta de cobro correspondiente al 100% de la compra, según acuerdo con el proveedor.   

La factura electrónica o cuenta de cobro deberá tener los datos del JRS LAC como aparecen en el RUT, será enviada al correo facturacion.lac@jrs.net, con todos los documentos indicados anteriormente. De igual manera, la cuenta de cobro será enviada en físico con todos los documentos a la oficina ubicada en la Carrera 25 # 37-39, en el barrio La Soledad de Bogotá. 

La forma de pago se realizará mediante transferencia bancaria y esta será efectiva 8 días después de haber recibido la factura/cuenta de cobro, tener en cuenta que JRS LAC realiza pagos únicamente los días viernes de cada semana. 

7. GARANTÍAS

El proveedor se obliga a obtener, bajo su propio costo, póliza de garantía única que avalará: a) cumplimiento del contrato, por cuantía equivalente al Treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por el término de ejecución del contrato y seis (6) meses más en todo caso; este amparo deberá mantener vigente hasta la etapa de liquidación del contrato. b) calidad de los bienes, por cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por un término igual a la ejecución del contrato de seis (6) meses más. c) póliza de buen manejo del anticipo por un valor equivalente al cien (100%) del valor del anticipo. 

Por lo tanto, se obliga el proveedor adquirir póliza a favor del JRS, garantía única que avalará que los productos y servicios tengan la calidad requerida. Esta póliza aplica independiente al valor del contrato. 

8. FORMA DE ENTREGA

Los servicios prestados serán entregados en la Carrera 25 # 37–39, barrio la soledad. Ubicación de la oficina del JRS LAC o a través del correo electrónico / repositorio digital indicado para tal fin. 

9. NOTAS

• No se deberán cotizar servicios de baja calidad; los mismos deben contar con garantía que pueda ser aplicable por el JRS LAC. Para lo anterior, el JRS LAC verificará el estado del servicio al momento en que lo reciba y acudirá a la garantía en los casos que aplique. Por ende, el proveedor deberá brindar y asumir, frente al JRS LAC y terceros, las garantías sobre los productos en los términos de la Ley 1480 de 2011. 

• En el caso de que JRS LAC cuente con recursos de donantes exentos de algún impuesto, le entregará al proveedor seleccionado el documento de certificación de exención debidamente autorizado por la autoridad competente para que éste pueda justificar tributariamente dicha exención. 

• Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cualesquiera sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia.  

• Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos Términos de Referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado. No debe existir un cobro adicional a lo relacionado en la cotización. 

10. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

Se invita a enviar propuesta económica al correo electrónico lac.convocatorias@jrs.net mencionando en el asunto la siguiente información: SUMINISTRO DE SERVICIOS DE DISEÑO GRÁFICO Y EDICIÓN DE VIDEO o en formato físico en la oficina ubicada en la Carrera 25 # 37–39, barrio La Soledad hasta el domingo 13 de abril de 2025 a las 23:59 (Hora Colombia).