TÉRMINOS DE REFERENCIA SUMINISTRO DE MOBILIARIO PARA OFICINA DE JRS LAC DE BOGOTÁ 

1. Contexto organizacional

El Servicio Jesuita a Refugiados (Jesuit Refugee Service – JRS) es un ministerio de la Compañía de Jesús que actúa como organización internacional no gubernamental con la misión de acompañar, servir y defender los derechos de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas por la fuerza. Fue fundada en noviembre de 1980 y en la actualidad hace presencia en 58 países. El JRS presta servicios a nivel nacional y regional con el apoyo y la orientación de una la oficina internacional basada en Roma.  

JRS ofrece un servicio humano y espiritual en las situaciones de mayor necesidad, buscando el bienestar a largo plazo de las personas refugiadas, migrantes y desplazadas sin descuidar sus necesidades inmediatas o urgentes. El JRS ofrece servicios de apoyo psicosocial y jurídico, acción humanitaria, educación, medios de vida y acompañamiento para la reconciliación a casi un millón de personas en el mundo cada año.   

El JRS cuenta con una oficina para la región América Latina y el Caribe desde 2006 (JRS LAC). Ubicada en Bogotá – Colombia, la oficina regional apoya el trabajo de las oficinas nacionales del JRS en Colombia, Venezuela, Ecuador y México, así como a la oficina del Servicio Jesuita a Migrantes – SJM en Perú, prestando servicios en las áreas de programas y proyectos, gestión del conocimiento, incidencia y comunicación, educación, fortalecimiento institucional, construcción de paz y reconciliación. Así mismo, El JRS LAC forma parte de la Red Jesuita con Migrantes, una red de la Compañía de Jesús vinculada a la Conferencia de Provinciales de América Latina – CPAL que busca colaborar a nivel continental, regional e interprovincial para apoyar a las personas migrantes en todo el continente. 

2. Justificación de la contratación: 

El JRS LAC, en el marco del desplazamiento forzado colombiano y la creciente migración transfronteriza, se ha encontrado profundas dificultades de acceso a derechos tanto de víctimas de desplazamiento forzado interno, como de personas migrantes forzadas proveniente de Venezuela, solicitantes de reconocimiento de condición de Refugio y personas colombianas retornados. Desde el JRS se han planteado importantes retos que interpelan a mitigar y subsanar los vacíos que se presentan en los sectores de seguridad alimentaria, vivienda, salud y protección para la población descrita (sin suplantar al Estado en el cumplimiento de su función); acceso a la protección de personas sobrevivientes de violencia sexual y de género (VSG), niños/as, jóvenes y familias en riesgo, mediante la promoción de asistencia legal, acciones de sensibilización, la entrega de ayuda humanitaria de emergencia y apoyo a la integración comunitaria de personas refugiadas y migrantes.  

Por lo anterior se plantea la identificación de proveedores confiables en el territorio, que proporcionen mobiliario y que además cumplan con los parámetros establecidos tanto legales como internos del JRS LAC.     

Para el cumplimiento y obtención del objeto y resultados esperados, el JRS LAC requiere la contratación de un proveedor, que suministre MOBILIARIO PARA OFICINA REGIONAL DE BOGOTÁ 

3. Objeto del contrato: 

Suministro de mobiliario, entregados en la Carrera 25 #39-79. Suministrar sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir con sus propios medios y de manera independiente, los elementos relacionados a continuación: 

Nota: Por favor tomar de referencia el anterior cuadro al presentar la propuesta. 

4. Nota:

Se especifican las características para hacer una selección basada en calidad y precio; de esta manera se asegura una selección equitativa del proveedor. El proveedor interesado debe presentar cotización describiendo producto, cantidad, valor unitario, valor total para cada ítem y total final. 

Las cantidades estipuladas en estos documentos no son definitivas, podrán variar según valores cotizados. 

5. Aspirantes:

Podrán participar personas naturales o jurídicas responsables y no responsables de IVA, radicados en el territorio nacional, que cuenten con registro único tributario, realizar aportes de seguridad social según lo establecido por la ley y demás obligaciones legales en Colombia, 

El proveedor seleccionado debe contar con los siguientes documentos: 

• Certificado de existencia y representación legal (no mayor a 30 días) 
• RUT Actualizado 2023 
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal
• Certificación bancaria
• Certificación de no hallarse incursos en procesos por lavado de activos
• Planilla de seguridad social pagada
• Dos referencias comerciales
• Estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano. 

Notas: 

No se deberán cotizar insumos de baja calidad; los mismos deben contar con garantía que pueda ser aplicable por el JRS LAC. Para lo anterior, el JRS LAC verificará el estado de estos en el momento de la entrega y acudirá a la garantía en los casos que aplique. Por ende, el proveedor deberá brindar y asumir, frente al JRS LAC y terceros, las garantías sobre los productos en los términos de la Ley 1480 de 2011. 

En el caso de que JRS LAC cuente con recursos de donantes exentos de algún impuesto, le entregará al proveedor seleccionado el documento de certificación   de exención debidamente autorizado por la autoridad competente para que éste pueda justificar tributariamente dicha exención. 

6. Recepción de propuestas:

Las propuestas se pueden enviar en físico a la oficina del JRS LAC ubicada en la Cra. 25 No. 39  

79 de barrio La Soledad – Bogotá D.C.  o igualmente se recibirá por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF al correo electrónico: convocatorias.lac@jrs.net. Asunto: PROPUESTA PARA EL SUMINISTRO DE Y MOBILIARIO PARA OFICINA DE JRS LAC DE BOGOTÁ 

7. Proceso de selección del proveedor:

Lo realiza el JRS LAC, por medio de un comité de compras, quienes considerarán criterios de selección como:

• Calidad: hace referencia que los productos cumplan con los estándares establecidos y que la propuesta económica incluya todos los bienes relacionados en los TDR
• Precios: que correspondan con la calidad del producto y que no exceda el valor de mercado
• Capacidad de cumplimiento para la entrega de los elementos requeridos, Se valora positivamente a los proveedores recurrentes del JRS LAC, que han demostrado cumplimiento en sus relaciones comerciales; en caso de que no sea proveedor recurrente se revisarán las referencias comerciales entregadas en la propuesta

Entrega completa de los documentos solicitada en los TDR. Tiempo de entrega: hace referencia a los días que el proveedor necesita para entregar a JRS LAC los artículos contratados.   

Notas:  

• El JRS LAC seleccionará la propuesta económicamente más ventajosa, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad del servicio y precio
• El proveedor seleccionado será notificado mediante correo electrónico. Se adjuntan la Orden de Compra y el contrato para su revisión y posterior firma
• Mediante correo electrónico se notificará a los proveedores no seleccionados la decisión de no aceptar su propuesta comercial. 

8. Garantías:

El proveedor se obliga a obtener, bajo su propio costo, póliza de garantía única a favor del JRS, garantía única que avalará que los productos y servicios tengan la calidad    requerida. Esta póliza aplica independiente al valor del contrato. 

 9. Contratación:

El contrato que se suscriba para el SUMINISTRO DE MOBILIARIO PARA OFICINA DE JRS LAC DE BOGOTÁ 

EL CONTRATISTA reconoce la naturaleza confidencial de los móviles y antecedentes de este contrato y de la información que no sea de dominio público y que llegue a conocer durante la ejecución del contrato. Por tanto, se obliga a no divulgar ningún tipo de información inherente o derivada de este contrato, directamente o a través de sus dependientes a ningún tercero, sin permiso previo escrito por parte de EL CONTRATANTE y a tomar las mismas medidas de seguridad que normalmente ejerce respecto de su propia información y datos que sean de naturaleza confidencial. De igual forma EL CONTRATISTA reconoce que todo el material o información de naturaleza confidencial suministrado por EL CONTRATANTE que se adquiera o utilice en la ejecución de este contrato, tiene carácter devolutivo. 

10. Forma de entrega:

Los muebles serán entregados en la Carrera 25 # 39-79, barrio la soledad. Ubicación de la oficina del JRS LAC. 

11. Forma de pago:

El proveedor suministrará al JRS LAC la factura electrónica (representación gráfica, junto con el archivo XML al correo facturcion.lac@jrs.net, el pago se hará por transferencia electrónica a la cuenta que suministre el proveedor dentro de los días 10 hábiles siguientes a su remisión. En caso de manejar el modo de anticipo deberá quedar legalizado en el mismo mes de la solicitud. 

12. Fecha de cierre de la convocatoria:

11 de junio de 2023 (23:59 hora Colombia)

Nota: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cuales quiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado. 

Los presentes términos de referencia e invitación a conformar proveedores no obligan al JRS LAC a la contratación, razón por la cual estará sujeta a la revisión de las condiciones definidas en el manual de selección de proveedores y demás consideraciones establecidas.